給与計算時の勤怠データをCSVデータを利用して取り込む方法についてご案内します。
目次
・取り込むCSVデータを準備する
・勤怠CSVデータの取込画面を表示する
・勤怠CSVデータ取込の操作手順
取り込むCSVデータを準備する
取り込み可能なデータ形式
- 項目名が行に表示されているデータをご用意ください。(項目名が列の場合は取り込みできません。)
CSVデータのデータ途中の空白の行列は削除しておくと取り込みやすいですが、空白行列がある場合でも操作手順「②紐づけ処理」で調整が可能です。 - 下記2つの必須項目を含んだデータをご用意ください。
【必須項目】
・従業員No
・姓
(姓名の項目が分かれているデータの場合は「名」も必須)
※分単位のデータは「.」(ドット)、「:」(コロン)での取り込みに対応しております。「;」(セミコロン)には対応しておりません。
取り込み後「.」(ドット)形式に変換され、帳票では全て「.」(ドット)形式で表示されます。
例) 60進法では、5時間30分を「5.3」や「5:30」のデータで取り込み可能
勤怠CSVデータの取込画面を表示する
- ▶事業所画面＞サイドメニュー＞給与賞与＞新規給与を選択し、▶給与計算画面の新規作成をおこないます。
- 給与入力計算画面上部
をクリックし、「取込」をクリックします。
勤怠CSVデータ取込の操作手順
給与入力表取込画面で下記①～③の項目を設定します。
①設定
従業員紐づけデータやCSVデータの読込形式を選択します。で進みます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 取込ファイル | 「ファイルの選択」からCSVデータを選択します。 |
| ファイルの文字コード | 選択したファイル内容をもとに自動で表示します。文字コードが異なる場合はプルダウンから選択します。 |
| 従業員紐づけ | 登録済みの従業員情報と取込データを結びつけるキーをプルダウンから選択します。外部システムキーは従業員NO以外で従業員を紐付けるキーとして▶従業員情報＞基本情報で設定します。 ※「前ゼロを省略して紐づけ」にチェックを入れると、従業員No「1」と「000001」を同一者としてデータの紐づけができます。 |
| 区切り形式 | CSVデータの形式が カンマ区切り / タブ(テキスト) 区切り のいずれかを選択します。 |
| ヘッダ項目 | CSVデータ上で項目名が表示されている行を選択します。 |
| データ行開始 | CSVデータ上で取り込みデータが表示されている最初の行を選択します。(空白行はカウントしません。) |
| 最終行にデータ以外の行がある場合その行数 | 取込データとは関係のないデータの総行数を選択します。(最大9行までしか選択できません) |
②紐づけ処理
CSVデータ上の個人情報や勤怠手当項目の名称の紐づけ操作をおこないます。
A 取込ファイルヘッダ項目
給与CSVデータ上のヘッダ項目名がリストで表示されます。ピンク色表示は既に、FORROUの設定項目と紐づけ完了済みの項目です。
※「紐づけ処理済を非表示」にチェックを入れると、紐づけ未完了の項目だけを表示します。
B FORROUの給与関連項目
項目グループは6つあります。□を選択すると、各項目名が表示されるので、下記の手順で紐づけをおこないます。
- 従業員No/姓名
- 手当項目 変動(入力表)
- 控除項目 変動(入力表)
- 勤怠項目
- 入力項目
- その他
- まずは必須項目の「従業員No」「姓」の紐づけをおこないます。左側のリストから項目名を選択し、をクリックして登録していきます。
- 勤怠項目等 取り込み項目を順に紐づけをおこなっていきます。
※紐づけを解除する場合は、をクリックします。
※進法設定の変更はこちらの画面ではおこなえません。給与マスタ＞▶勤怠タブで変更後、▶給与マスタを現在の状態に更新し、再度取り込みをおこなってください。 - 紐づけ完了後「保存」をクリックし、紐付けした設定内容を保存します。「次へ」で「③確認」へ進みます。
少なくとも「従業員No」「 姓」の紐づけが完了していれば、取込をおこなうことができます。
③確認
取込データを確認しをクリックします。(取込対象欄にチェックが入っているデータを取り込みます。)
取り込みをしたCSVデータとFORROUに登録されている従業員情報が一致していない場合は、取り込みファイルの対象者行が赤背景となり、取込対象欄が空欄となるため取り込みができません。
FORROUの従業員情報もしくはCSVデータの従業員情報を修正し、再度取込をおこないます。
【確認が必要な項目】
・従業員No(外部システムキー)
・姓
・名
【入力計算の対象者確認】
給与入力計算の対象者だが取り込みファイルに対象者が存在しない場合、「入力計算の対象者確認」ボタンが表示されます。クリックすると、該当者が画面下部に表示されます。
(※該当者がいない場合はボタンは表示されません。)
「対象外」にチェックを入れて「取込」をすると、給与入力表から該当者が削除されます。
上記①～③の操作完了後、給与入力計算画面より、勤怠データの取込が完了していることを確認し、給与計算を進めます。