事業所メモ画面では顧問先に関する情報を記録しておくことができます。顧問先に訪問した際の議事録や、給与計算に関する覚書、事務所内で共有しておきたい情報などを記録することで、業務効率化にお役立ていただけます。
目次
・事業所メモ画面の見方
・メモ機能の使い方
・メモを追加する
・メモを編集・削除する
・コメントを入力する
・コメントを編集・削除する
・メモ機能のリスト表示の見方・表示の切替方法
事業所メモ画面の見方
事業所メモ画面では、用途に応じて「給与」「顧問先やりとり」「固定メモ」の3つのグループに分けてメモを作成することができます。事務所内で利用ルールを決めてご活用ください。
利用例を以下にご案内します。
給与
・毎月の給与計算の覚書やスケジュール管理に利用
顧問先やりとり
・顧問先訪問時の議事録として利用
・電話やメールでの連絡履歴として利用
固定メモ
・事務所内で共有しておきたい顧問先情報の記録として利用
・業務のスケジュール管理に利用
メモ機能の使い方
メモを追加する
メモの追加は2通りの方法があります。
・1件ずつ追加する
・給与1年分を作成する
1件ずつ追加する
画面右上の「追加」をクリックすると「メモを追加」フォームが表示されます。
以下の内容を入力し、「追加」をクリックすると画面上のリストに追加されます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 件名 | 画面上のリストに表示されます。記録されている内容がわかりやすい件名をお勧めします。 |
| 種別 | 「給与」「顧問先やりとり」「固定メモ」から選択します。選択した種別のタブにメモが追加されます。 ※初期表示は「メモを追加」フォームを表示する際に開いていたタブの種別になります。 |
| 状態 | メモ追加時は「新規作成」で作成します。 メモ編集時は「準備中」「終了」が選択できます。 |
| 担当者 | メモの内容に応じて担当者を選択します。設定しない場合は入力欄にカーソルを合わせ、文字を削除します。 ※初期表示は「メモを追加」フォームを表示したスタッフ名になります。 |
| 期日 | 期日を設定します。スケジュール管理の際に利用すると便利です。 |
給与1年分を作成する
件名「yyyy年mm月分支払給与」というメモを1月～12月分まで一括作成します。
給与タブを選択し、画面右上の「」をクリックして「給与1年分を作成」を選択します。
「給与1年分を作成」フォームが表示されます。1年分のメモを作成する年と担当者を選択して「追加」をクリックします。選択した年の1月～12月分のメモが追加されます。
メモを編集・削除する
メモ追加時に設定した件名や種別、状態などの内容を編集、削除する場合は、リスト上で当該メモをクリックします。
画面右側にメモの詳細が表示されます。メモ件名の右側にある「」をクリックします。
編集する場合は「 編集」を選択すると「メモを編集」フォームが表示されます。編集完了後に「保存」をクリックすると編集内容が反映されます。
メモ自体を削除する場合は「 削除」を選択すると「メモを削除」フォームが表示されます。「削除」をクリックするとメモが削除されます。
コメントを入力する
追加したメモにコメント入力をする場合は、リスト上で当該メモをクリックします。画面右側に入力欄が表示されます。
コメントを入力し、をクリックするとコメントが追加されます。添付しておきたいファイルがある場合は
をクリックして添付します。添付ファイルは
をクリックするごとに複数追加できます。(ファイル容量100MB以内)
コメントを編集・削除する
入力したコメントの内容を編集、削除する場合はリスト上で当該メモをクリックします。
画面右側にメモの詳細および入力したコメントが表示されます。コメントタイトル(担当者名、コメント入力日時)の右側にある「」をクリックします。
編集する場合は「 編集」を選択すると「コメントを変更」フォームが表示されます。編集完了後に「保存」をクリックすると編集内容が反映されます。添付ファイルを削除する場合は、コメント欄にある添付ファイル名にカーソルを合わせると表示される「×」をクリックします。
削除する場合は「 削除」を選択すると「コメントを削除」フォームが表示されます。「削除」をクリックするとコメントが削除されます。
メモ機能のリスト表示の見方・表示の切替方法
リスト表示項目の説明
事業所メモ画面に表示されるリスト表示項目は以下の通りです。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| ID | メモを追加した順に1から番号が振られます。 |
| 件名 | メモの件名です。 |
| 担当者 | 設定した担当者名を表示します。 |
| 状態 | 「新規作成」「準備中」「終了」のうち、設定した状態を表示します。 |
| 期日 | 設定した期日を表示します。 |
| 更新日 | メモの更新日を表示します。 |
メモの詳細画面の説明
リスト上からメモをクリックした際に画面右側に表示されるメモの詳細画面の表示項目は以下の通りです。
| 記号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| A | メモ件名 | メモの件名を表示します。 |
| B | 状態/担当者/期日 | 左からメモの状態、担当者、期日をアイコンで表示します。 状態をクリックすると状態を変更できます。 |
| C | 編集/削除 | クリックするとA、B欄の編集、削除の操作が選択できます。 |
| D | コメント入力欄 | コメントを入力できます。 ※改行する場合はShift+Enterをクリックします。段落を切り替える場合はEnterをクリックします。 |
| E | コメント表示 | 入力されたコメントを表示します。 |
リスト表示の切替方法
絞り込み表示
状態、担当者、期日ごとにメモを絞り込み表示できます。
状態、担当者はプルダウンからそれぞれ選択します。期日はカレンダーアイコンから選択、もしくは期日を直接入力します。期日を選択した場合は、入力した期日以前のメモを表示します。
並び替え
各項目名をクリックすると項目ごと昇順降順に並び替えができます。
表示件数の設定
画面右下の「1ページ表示件数」に表示されている件数が、1ページの最大表示件数です。数字右側のプルダウン▼から50、100、200のいずれかに設定を変えられます。
※次ページに進む場合は＞をクリックして進みます。