給与/賞与計算　勤怠データや変動(入力表)項目の金額をCSV形式で取り込む方法

給与(賞与)計算時の勤怠データや、変動(入力表)項目の金額をCSVファイルを利用して取り込む方法についてご案内します。Excelファイルも同様の手順にて取り込むことができます。

目次

• 取り込むCSVデータを準備する
• データの取込画面を表示する
• データ取込の操作手順
  • ①設定
  • ②紐付け処理
  • ③確認
    • 赤背景で表示される行がある場合
    • 入力計算の対象者確認ボタンについて

取り込むCSVデータを準備する

取り込み可能なデータ形式

• 項目名が行に表示されている
  項目名が列の場合は取り込みできません。CSVデータのデータ途中に空白の行列がある場合でも操作手順「②紐づけ処理」で調整が可能です。
  
   
• 従業員Noもしくは外部システムキーが含まれている
  
   
• 姓と名が両方含まれている
  
  
  姓名は一つのセルでも取り込み可能です。姓と名の間のスペースは必須ではありません。
  
  
  姓のみのデータや、FORROUに登録されている姓名と取込データの姓名が一致していない場合は取り込みできません。(姓名一致の判定は、従業員Noもしくは外部システムキーをもとにFORROUの従業員情報と比較します。)
  
   
• 分単位の勤怠データは「.」(ドット)、「:」(コロン)での取り込みに対応
  「:」(コロン)形式の勤怠データを取り込んだ場合は、取り込み後「.」(ドット)形式に変換されますが帳票では全て「:」(コロン)形式で表示されます。「;」(セミコロン)には対応しておりません。
  (例) 60進法では、5時間30分を「5.3」や「5:30」のデータで取り込み可能
  

データの取込画面を表示する

1. ▶事業所画面＞サイドメニューの計算処理をクリックし、給与賞与登録一覧を表示します。登録一覧画面から該当の給与(賞与)を選択し、入力計算画面を表示します。
   
   
   計算データ領域が未作成の場合は、新規給与もしくは新規賞与を選択し、計算データ領域を作成します。
   ▶給与計算画面の作成方法(給与計算新規作成画面の利用方法)
   ▶新規賞与の作成方法(賞与計算新規作成画面の利用方法)
    
2. 給与(賞与)入力計算画面上部をクリックし、「取込」をクリックします。
   

データ取込の操作手順

給与(賞与)入力表取込画面で下記①～③の項目を設定します。

①設定

取込ファイルの選択や、データ取込に関わる設定をします。「次へ」で「②紐付け処理」へ進みます。

②紐付け処理

取込ファイル上の個人情報や勤怠・手当項目の名称の紐づけ操作をおこないます。

A　取込ファイルヘッダ項目
取込ファイル上のヘッダ項目名がリストで表示されます。ピンク色表示は既に、FORROUの設定項目と紐づけ完了済みの項目です。
※「紐づけ処理済を非表示」にチェックを入れると、紐づけ未完了の項目だけを表示します。

B　FORROUの給与(賞与)関連項目
項目グループは6つあります。□を選択すると、各項目名が表示されるので、下記の手順で紐づけをおこないます。

• 従業員No/姓名
• 手当項目　変動(入力表)
• 控除項目　変動(入力表)
• 勤怠項目 (給与のみ)
• 入力項目
• その他

1. まずは必須項目の「従業員No」「姓」の紐づけをおこないます。左側のリストから項目名を選択し、「→」をクリックして登録します。
   
    
2. 勤怠項目などの取り込み項目を順に紐づけします。
   ※紐づけを解除する場合は、「←」をクリックします。
   
   ※進法設定の変更はこちらの画面ではおこなえません。計算処理＞給与マスタ＞▶勤怠タブで変更後、▶給与マスタを現在の状態に更新し、再度取り込みをおこないます。
    
3. 紐づけ完了後「保存」をクリックし、紐付けした設定内容を保存します。「次へ」で「③確認」へ進みます。
   
   
   
   少なくとも「従業員No」「 姓」の紐づけが完了していれば、取込処理ができます。
    

③確認

取込データを確認し「取込」をクリックします。(取込対象欄にチェックが入っているデータを取り込みます。)

【赤背景で表示される行がある場合】

取り込みをしたデータとFORROUに登録されている従業員情報が一致していない場合は、取り込みファイルの対象者行が赤背景となり、姓名が空欄で表示され、取込対象のチェックが外れるため取り込みができません。

FORROUの従業員情報もしくは取込ファイルの従業員情報を修正し、再度取込をおこないます。

■ 確認が必要な項目

• 従業員No (外部システムキー)
• 姓 (ビジネスネーム利用者はビジネスネーム姓)
• 名 (ビジネスネーム利用者はビジネスネーム名)

【入力計算の対象者確認ボタンについて】

給与(賞与)入力計算画面で対象者登録されている従業員のうち、取り込みファイルに存在しない方がいる場合、「入力計算の対象者確認」ボタンが表示されます。クリックすると、画面下部に表示されている「入力計算の対象者で取り込みファイルに存在しない従業員」リストに移動し、該当者を確認できます。
(※該当者がいない場合はボタンは表示されません。)

「対象外」にチェックを入れて「取込」をすると、給与(賞与)入力計算画面から該当者が削除されます。

CSVデータ取込後、給与(賞与)入力計算画面より、データの取込が完了していることを確認し、計算を進めます。