【顧問先事業所ページ】共有ファイルの利用方法 – FORROUサポートサイト - 株式会社セルズ

『FORROU』を介して様々な形式のデータファイルを社労士と共有したり、従業員に公開することができます。
ここでは共有ファイルの利用方法についてご案内します。

共有ファイル画面の表示方法

ホーム画面もしくはサイドメニューから「ファイル」をクリックします。
共有ファイル画面が開きます。

共有ファイルの登録方法

新規で共有ファイルを登録する場合は共有ファイル画面右上のをクリックします。
社労士事務所との共有ファイル登録フォームが開いたら登録するファイルをドロップするか、点線の枠内をクリックし、ファイルをダブルクリックで選択します。
※1度にアップロードできるファイルは1つのみのため、複数ファイルをアップロードする場合はzipファイルに圧縮をしておきます。
※拡張子がexe、com、pif、bat、scrのファイルは選択できません。
ファイル選択をすると、ファイル名とファイルサイズが反映されます。ファイル名は任意のものに変更することができます。
スタッフへの閲覧権限と関連付け設定をおこない、「保存」をクリックします。関連付け設定で「従業員」を選択すると従業員への共有設定をおこなうこともできます。

共有ファイル登録フォームの項目説明

項目名	説明
ファイル名	選択したデータのファイル名を表示します。任意のファイル名に変更できます。
ファイルサイズ	選択したファイルサイズを自動で表示します。1ファイル最大100MBまで登録できます。
スタッフへの閲覧権限	【管理者のみ】・ユーザー種類が「管理者」のみ閲覧可能【一般スタッフ除く】・ユーザー種類が「管理者」「給与業務者」のみ閲覧可能。「一般」は閲覧不可。【すべて】・ユーザー種類に関わらず全スタッフ閲覧可能
関連付け設定	共有ファイルの保管先を設定します。【事業所】会社情報＞保管添付書類タブに保管します。【従業員】プルダウンから選択した従業員情報＞保管添付書類タブに保管されます。
従業員への共有設定	従業員ページの個人情報＞保管添付書類にファイル共有する場合は「共有する」にチェックを入れます。関連付け設定で「従業員」を選択した場合のみ、設定項目が表示されます。

共有ファイル画面の説明

共有ファイル画面では共有ファイル登録されているデータの一覧が表示されます。
検索ボックスにファイル名に含まれる語句を入力することでファイルの検索ができます。

共有ファイル画面に表示される項目

項目名	説明
ファイル名	共有ファイル登録されているファイルの名称が表示されます。ファイル名をクリックすると登録されているデータを確認できます。
関連従業員	ファイルが関連付けされている従業員名が表示されます。
操作	「編集」「削除」を選択できます。
閲覧権限	ユーザー種類によるファイルの閲覧権限が表示されます。
従業員への共有	従業員ページの個人情報＞保管添付書類に共有されているファイルはチェックが表示されます。
更新者	共有ファイルの最終更新者が表示されます。
更新日時	共有ファイルの最終更新日時が表示されます。
登録区分	事業所で共有ファイル登録をおこなった場合は「事業所」、社労士が共有ファイル登録をおこなった場合は「社労士」と表示されます。

共有ファイルの確認方法

共有ファイル登録されているファイルは、ファイル形式に応じて3通りの閲覧・ダウンロード方法があります。

①プレビュー表示による確認方法

PDFや画像(jpg、png等)、テキスト形式ファイル(txt等)の場合はプレビュー表示から確認できます。ファイル名をクリックすると、共有ファイルのプレビュー画面が開きます。

ダウンロードする場合は「ダウンロード」をクリックします。
印刷する場合はをクリックします。

②ダウンロードして確認する方法

①プレビュー表示による確認ができない拡張子の場合は、ファイル名をクリックするとダウンロードが実行されます。

③ZIPファイルの場合の確認方法

ZIPファイルの場合は、ファイル名をクリックすると、ZIPファイル内に格納されているファイル名が表示されます。表示されたファイル名をクリックすると拡張子に応じてプレビュー画面の表示もしくはダウンロードが実行されます。zipファイル一式まとめてダウンロードする場合は「ZIPダウンロード」をクリックします。

共有ファイルは▶会社情報および、▶従業員情報の保管添付書類タブで確認することもできます。