FORROUとビジネスチャットツール『Chatwork』をAPI連携することで、各種イベントが発生した際にChatworkへ自動で通知を送信できます。
Chatwork連携により、以下のイベント発生時にリアルタイムで通知が送信されます。
【顧問先ページ→社労士ページ】通知対象イベント
- 連絡機能(入退社連絡など)の連絡登録
- 共有ファイルの登録
- 勤怠入力表(勤怠連絡)の連絡登録
【社労士ページ→顧問先ページ】通知対象イベント
- 保管添付書類の登録
- 給与・賞与の確定
- 勤怠入力表(勤怠連絡)の公開
＜イメージ画像＞
💡本機能のご利用には『Chatwork』のアカウント作成が必要です。
Chatworkアカウントの作成方法は、Chatworkのヘルプページをご確認ください。
Chatworkの操作方法に関するご質問については、Chatworkのサポートセンターへお願いします。
目次
初回連携の手順
Chatworkとの連携を新しく開始する際の手順です。
- 事前にブラウザ版のChatworkに、API連携するアカウントでログインしておきます。
※API連携を「許可」する際に、現在お使いのブラウザでログインしているChatworkアカウントが自動的にAPI連携されます。意図しないChatworkアカウントと連携されないよう、事前にお手元のブラウザ画面で、ログイン情報をご確認ください。
- FORROUに▶契約管理者アカウントでログインし、画面右上の事務所名＞サービス連携をクリックします。
- サービス連携画面右側の「外部連携」タブに表示されている『Chatwork』の「設定」をクリックします。
- 画面上の「Chatworkアカウントを認証する」をクリックします。
- 認可リクエストのウィンドウが表示されます。注意書きを確認し、FORROUへのAPI連携を「許可」します。
※事前にブラウザ版のChatworkに、API連携するアカウントでログインしていない場合は、Chatwork ログインウィンドウが表示されます。メールアドレスを入力し認証コードを取得後ログインを進めてください。
- 「認証が完了しました。」と表示されたら、連携完了です。「閉じる」でウィンドウを閉じます。
- API連携したChatworkのアカウント名が「認証済みアカウント」に表示されます。
⚠ 注意
ブラウザ版のChatworkでログインせずに、API連携の「許可」ボタンを押すと、エラーメッセージが表示される場合があります。
事前にブラウザ版のChatworkに、API連携するアカウントでログインしてから再度操作してください。
通知イベントの設定
どのアクションが発生したときにChatworkへ通知するかを設定します。
通知先の種別ごとに、送信元の担当アカウントと通知先のChatworkルームを紐付けます。これにより、選択したアクションが実行されたタイミングのみ通知が送信されます。
1.通知先の種別を選択する
「社労士向けの通知設定 (顧問先→社労士)」または「顧問先向けの通知設定 (社労士→顧問先)」を選択し、「設定する」をクリックします。
【顧問先ページ→社労士ページ】通知対象イベント
- 連絡機能(入退社連絡など)の連絡登録
- 共有ファイルの登録
- 勤怠入力表(勤怠連絡)の連絡登録
【社労士ページ→顧問先ページ】通知対象イベント
- 保管添付書類の登録
- 給与・賞与の確定
- 勤怠入力表(勤怠連絡)の公開
2.送信元アカウント/通知先のChatworkルーム/通知対象イベントを設定する
送信元の担当アカウント、通知先のChatworkルームの紐付け、通知対象イベントの設定方法には、「個別設定」と「一括設定」があります。
個別設定と一括設定の使い分け・注意点
-
一括設定：複数事業所をまとめて設定する場合に使用します。初回設定時など、同じ内容を複数の事業所に一括で設定したい場合に利用します。
※一括設定を適用すると既存の設定内容は上書きされます。誤って上書き設定した場合、以前の設定を復元することはできません。すでに通知設定をおこなっている事業所が含まれる場合はご注意ください。
- 個別設定：事業所ごとに個別に新規設定や内容変更をする場合に使用します。既存の設定を保持しながら追加や編集をおこなう場合は、こちらをご利用ください。
※初回は一括設定、その後の追加・編集は個別設定の利用をおすすめします。
個別設定
各事業所ごとに個別に設定する場合は、以下の手順でおこないます。
- 設定対象の事業所について、「通知」列のチェックボックスを選択します。
- 「通知送信アカウント」「通知ルーム」「対象通知」を選択します。
- 「保存する」をクリックします。
一括設定
複数の事業所をまとめて設定する場合は、以下の手順でおこないます。
一括設定を適用後に、個別設定で事業所ごとに通知設定を調整することも可能です。
※「一括設定」を適用すると既存の設定内容は上書きされます。また、一括設定を適用後に、以前の設定を復元することはできません。すでに関連設定をおこなっている事業所が含まれる場合はご注意ください。
- 設定対象の事業所について、「通知」列のチェックボックスを選択します。
※「すべてON」をクリックすると、事業所が全選択されます。選択解除する場合は手動でチェックを外すか、一度「キャンセル」してください。 - 「通知ONの事業所を一括設定」欄内で、「通知送信アカウント」「通知ルーム」「対象通知」を選択します。
- 「適用(〇件)」をクリックすると、リストに設定内容が反映されます。
- リスト上で設定内容を確認し、「保存する」をクリックします。
3. 追加・編集 / 設定解除
保存されている通知設定がある場合は、「社労士向け通知タブ」「事業所向け通知タブ」に通知設定がおこなわれている事業所一覧が表示されます。
- 設定の追加や編集は「追加・編集」から操作します。
※運用中の既存の設定を保持しながら追加や編集を行いたい場合は「▶個別設定」をご利用ください。
- 設定内容をすべてリセットする場合は「すべて解除」から操作します。
複数アカウントの追加・切り替え手順
複数のChatworkアカウントを併用する場合や、事務所・個人用で通知先を使い分ける場合の手順です。
複数のChatworkアカウントを連携登録する場合は、追加登録するChatworkアカウントにログインした状態で「+ 新しいChatworkアカウントを認証する」をおこないます。
事前にブラウザ版のChatworkにて、ログイン中のアカウントをご確認ください。
- 画面上の 「新しいChatworkアカウントを認証する」をクリックします。
- 認可リクエストのウィンドウが表示されます。注意書きを読み、FORROUへのAPI連携を「許可」します。
- 「認証が完了しました。」と表示されたら、連携完了です。「閉じる」でウィンドウを閉じます。
- アカウント追加後は、設定画面の「通知送信アカウント」を切り替えできるようになります。
通知を停止する
下記いずれかの方法で対応します。
①通知設定画面にて対象事業所のチェックを外す
特定の事業所について通知送信を停止する場合は、通知設定画面の通知欄のチェックを外し、「保存する」をクリックします。
②認証済みのChatworkアカウントを「(連携)解除」する
特定のChatworkアカウントからの通知を一括で解除する場合は、認証済みアカウント欄の「解除」をクリックします。
Chatworkアカウントの連携を解除することで、対象のChatworkアカウントを利用した通知は送信されなくなります。
※FORROU側でアカウント連携の解除をおこなった後に、Chatwork側の連携も解除する場合は、▶Chatworkのサービス連携画面から解除をおこなってください。
アカウント連携を解除する(Chatworkでの設定)
※Chatwork側でのアカウント連携の解除をおこなった場合、解除後一定期間は通知が送信される可能性があります。事前にFORROU側でも「▶(連携)解除」をおこなってください。
- 連携を解除するアカウントでChatworkにログインし、Chatworkのアカウント情報から「サービス連携」＞「OAuth認証サービス」を開きます。連携済みのアプリ一覧から「FORROU」を探し、削除します。
- 該当項目の「連携済みアプリケーションの削除」を実行します。