【従業員入社】入社連絡機能の利用方法(顧問先事業所ページ)

FORROUでは、顧問先事業所ページで登録した従業員情報を、社労士事務所ページに連絡して共有できる入社連絡機能を備えています。ここでは入社連絡機能についてご案内します。

※入社連絡機能を利用するためには、あらかじめ顧問先担当者用の▶スタッフアカウントの作成が必要です。

目次

• 入社連絡情報の登録方法
  • 手順1．入社連絡画面を表示する
  • 手順2．「追加」をクリックし入社連絡する従業員情報を追加する
  • 手順3．従業員情報を入力する
  • 手順4．入力した従業員情報を連絡登録する
• 入社連絡で入力できる項目一覧
  • 基本情報
    • ※マイナンバー入力時の注意点
  • 労保社保
  • 扶養者
  • 手当控除
  • 税・口座等
• 入社連絡情報の状況確認方法
  • 社労士事務所への連絡登録を確認する
  • 入退社等進捗画面での手続き状況確認方法
• スタッフアカウントのユーザー種類による制限について
• 入社連絡履歴の確認方法

入社連絡情報の登録方法

入社連絡情報の登録は以下の手順で進めていきます。

手順1．入社連絡画面を表示する

FORROUホーム画面の入社連絡、もしくはサイドメニューの労務管理＞入社連絡 をクリックして入社連絡画面を表示します。

手順2．「追加」をクリックし入社連絡する従業員情報を追加する

「追加」をクリックすると「入社連絡に追加」フォームが表示されます。
必須項目となる入社年月日、姓名、姓名カナをそれぞれ入力し「追加」をクリックして閉じます。入社連絡画面に追加した従業員情報が表示されます。

手順3．従業員情報を入力する

手順2で追加した従業員は左側リストに追加されます。情報を入力する従業員をリストから選択し、右側画面に入力します。入力する情報に応じてタブを選択します。各タブの入力項目は、入社連絡で入力できる項目一覧をご覧ください。
※情報を一旦保存しておく場合は「一時保存」をクリックします。

手順4．入力した従業員情報を連絡登録する

入力した情報を社労士事務所に連絡する際は、連絡する従業員をリストから選択し「連絡登録」をクリックします。社労士事務所ページに情報が反映されます。
※連絡登録実施後は入力情報の編集ができません。入力内容を確認してから連絡登録してください。

入社連絡の入力項目一覧

入社連絡機能で情報を入力できる項目は以下の通りです。各項目カテゴリ右の「∧」をクリックすると項目名は非表示となり、「∨」をクリックすると表示されます。

※ユーザー種類が「一般」のスタッフアカウントでは手当控除タブは入力制限のため非表示となります。

基本情報

項目カテゴリ	項目名	説明
共通情報	連絡事項	社労士事務所宛に伝えたい内容を入力します。改行なしの場合、最大200文字まで入力可能です。連絡事項欄の内容は従業員情報に取り込むことはできません。
	添付ファイル	社労士事務所に送るファイルを最大5つまで添付できます。添付ファイル枠内にファイルをドロップ、もしくは読込アイコンをクリックして対象ファイルを選択します。
従業員情報	入社年月日	入社年月日を入力します。
	姓／名	姓名を入力します。
	姓カナ／名カナ	姓名のヨミガナを入力します。
	ビジネスネーム利用	ビジネスネームを利用する場合にチェックを入れます。 給与明細等の社内利用する各種帳票に表示されます。行政等への提出が伴う帳票には姓名を表示します。
	ビジネスネーム姓／名	ビジネスネームを利用する際に入力します。
	ビジネスネーム姓カナ／名カナ	ビジネスネームを利用する際に入力します。
	性別	プルダウンから選択します。
	マイナンバー	マイナンバーを入力します。マイナンバーが入力済みの場合は●●●と表示されます。右のアイコンをクリックするとマイナンバーが確認できます。 マイナンバー入力に関しては※マイナンバー入力時の注意点をご確認ください。
	生年月日	カレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。
	郵便番号	郵便番号を半角数字ハイフンなしで入力します。 入力後「住所検索」をクリックすると「都道府県」「市・区・郡名」「町村名」が自動で反映されます。
	都道府県	都道府県を選択します。
	市・区・郡名	市区郡名を入力します。
	町村名・番地	全角文字で町村名、番地を入力します。 【全角ハイフンの入力方法】 住所でハイフンを使用する場合は、全角ハイフンを使用します。「ハイフン」と文字入力し、変換候補の中から[全](全角である表示)と表示される「‐」を選択してください。 ※入力ミスを回避するため「１丁目１番地１」のように漢字での入力をお勧めします。
	市・区・郡名ヨミガナ	市区郡名をカタカナで入力します。
	町村名・番地ヨミガナ	町村名・番地をカタカナで入力します。 全角カタカナ・数字で入力します。「〇丁目〇番地」などの数字は全角数字で入力します。 (例) １チョウメ１バンチ 【全角ハイフンの入力方法】 住所でハイフンを使用する場合は、全角ハイフンを使用します。「ハイフン」と文字入力し、変換候補の中から[全](全角である表示)と表示される「‐」を選択してください。
	ビル・マンション名等	ビル・マンション名を入力します。
	ビル・マンション名等ヨミガナ	ビル・マンション名のヨミガナを入力します。
	電話番号	電話番号を半角数字で入力します。
	従業員No.	従業員の社員番号を入力します。
	給与支給形態	プルダウンから選択します。
	雇用形態	プルダウンから選択します。
	週所定労働時間	週所定労働時間を入力します。
業務情報	役職	役職を入力します。
	所属部署	プルダウンから選択します。

※マイナンバー入力時の注意点

マイナンバー入力後、連絡登録をクリックした際に「正しいマイナンバーを入力してください」と表示が出る場合は、入力したマイナンバー自体に誤りがある可能性があります。

(扶養者の場合は「扶養者を追加」フォームで追加をクリックした際にメッセージが表示されます。)

マイナンバーは誤った番号を登録し申請に使用する事態が起こらないよう、マイナンバーの末尾1桁を以て入力ミスを確認できる構成になっています。

その仕組みを利用し、存在することがないマイナンバーが入力された場合にはソフト側で自動判別し、「正しいマイナンバーを入力してください」とメッセージを表示します。

労保社保

扶養者

「追加する」をクリックすると「扶養者を追加」フォームが表示されます。(配偶者は1行目の「追加する(配偶者)」を、配偶者以外は2行目以降の「追加する」をクリックします)。情報を入力し、「追加」をクリックして閉じます。入力した内容を編集する場合は、扶養者を追加後にリスト右側に表示される扶養者の操作アイコン をクリックして編集アイコン を選択します。

項目カテゴリ	項目名	説明
扶養者を追加	姓	扶養者の姓を入力します。デフォルトで従業員と同じ姓が表示されます。
	名	扶養者の名を入力します。
	姓カナ	扶養者の姓を全角カナで入力します。デフォルトで従業員と同じ姓カナが表示されます。
	名カナ	扶養者の名を全角カナで入力します。
	続柄	プルダウンから該当する続柄を選択します。
	【配偶者用項目】 基礎年金番号	配偶者の場合のみ入力欄が表示されます。基礎年金番号10桁をハイフンなしで入力します。
	【配偶者用項目】 外国人ローマ字氏名(3号)	配偶者の場合のみ入力欄が表示されます。ローマ字氏名を半角英字で入力します。
	所得税扶養区分対象	税法上の扶養の対象となる場合はチェックを入れます。
	同居	年末調整時の控除対象扶養親族の区分設定で利用します。「同居老親等」に該当する場合のみチェックを入れます。
	非居住者	年末調整時の控除対象扶養親族の区分設定で利用します。「非居住者」に該当する場合のみチェックを入れます。
	性別	プルダウンから扶養者の性別を選択します。
	生年月日	扶養者の生年月日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。
	年齢	生年月日を入力すると自動で表示されます。
	マイナンバー	マイナンバーを入力します。マイナンバーが入力済みの場合は●●●と表示されます。右のアイコン をクリックするとマイナンバーが確認できます。 マイナンバー入力に関しては※マイナンバー入力時の注意点をご確認ください。
社会保険項目	収入(年収)	年収を半角数字で入力します。
	職・学校名等	職業や学校名などを入力します。

手当控除

税・口座等

項目カテゴリ	項目名	説明
税等情報	税額表乙欄に該当	税額表乙欄に該当する場合にチェックを入れます。 役員や二以上勤務者等が該当するため通常はチェックは不要です。
	本人区分 ・役員 ・非居住者 ・租税条約締結あり(所得税の免税) ・一般障害 ・特別障害 ・寡婦 ・ひとり親	該当する場合チェックを入れます。
給与支払情報 →振込口座情報を入力します。変更アイコン  をクリックすると「振込先情報登録」フォームが表示されます。 →入力後「OK」で閉じます。	金融機関名・コードの一部を入力	金融機関名または金融機関コードの一部を入力し、検索ボタンをクリックすると検索結果を表示します。検索結果から該当する金融機関を選択します。
	店舗名・コードの一部を入力	金融機関を選択後、店舗名または支店コードの一部を入力すると、検索結果を表示します。検索結果から該当する支店を選択します。
	預金種別	預金種別を「普通」「当座」から選択します。
	口座番号	口座番号を半角数字7桁以内で入力します。
	氏名	基本情報に登録されている氏名を表示します。口座名義が登録内容と異なる場合は変更します。
	ｼﾒｲｶﾅ	基本情報に登録されている氏名カナを表示します。口座名義が登録内容と異なる場合は変更します。 半角カナ文字で入力し、氏と名の間には半角スペースを入力します。小文字は使用できません。 例)×ﾘｭｳ→〇ﾘﾕｳ、×ﾘｮｳ→〇ﾘﾖｳ ※小文字で登録されているカナ文字は自動で大文字に変換します。
その他情報	有給残日数	入社時に有給付与がある場合は付与日数を入力します。

入社連絡情報の状況確認方法

入社連絡機能を利用すると、社労士事務所への連絡をおこなったかどうか、また社労士事務所側で入社手続きの対応がされたかどうかなど、状況の確認ができます。

社労士事務所への連絡登録を確認する

入社連絡画面に従業員情報を追加し、連絡登録が済んでいない場合は、ホーム画面の入社連絡アイコンにその件数が表示されます。一時保存したまま連絡登録していない件数が把握できるので、連絡漏れを防ぐことができます。

入社連絡画面の左側リストで連絡日が空欄の従業員は連絡登録が済んでいません。連絡日が表示されている従業員は連絡登録が完了しています。社労士事務所ページで従業員情報に登録された場合は背景がグレーになります。

入退社等進捗画面での手続き状況確認方法

入社連絡画面より連絡登録をおこなったあとは、入退社等進捗画面で手続きの対応状況を確認できます。
ホーム画面の入退社等進捗アイコンもしくはサイドメニューの入退社等進捗 をクリックすると「入退社等進捗」画面が表示されます。入社連絡のほか、退社連絡した従業員情報もあわせて社労士事務所側でデータの登録がされたかどうかや手続きの進捗状況などを確認できます。

スタッフアカウントのユーザー種類による制限について

スタッフアカウントのユーザー種類により、機能に制限を設けています。

ユーザー種類「一般」の場合は入社連絡画面で「手当控除」タブは非表示となります。手当控除に関する情報の入力ができないほか、閲覧もできません。その他、「労保社保」タブの取得時賃金月額、報酬月額などの給与に関する情報の入力もできません。

ユーザー種類による利用機能の詳細は、▶ユーザー種類による機能の制限をご覧ください。

入社連絡履歴の確認方法

入社連絡の履歴は、入社連絡画面で確認します。

1. ホーム画面の入社連絡をクリックします。
   
   
   
    
2. 入社連絡画面で、過去に入社連絡をおこなった従業員名をクリックすると連絡情報が表示されます。