従業員情報の一括出力・編集(取込)機能の操作方法 – FORROUサポートサイト - 株式会社セルズ

従業員情報の一括出力・編集(取込)機能の操作方法についてご案内します。

従業員情報の一括出力・編集(取込)機能とは・・・
従業員情報をExcelファイル形式で出力し、Excel上でデータを編集し、FORROUに取り込む機能です。この機能を利用することで、複数人まとめて従業員情報の変更ができます。
従業員情報一括出力項目の入力規則および注意点については▶こちらをご確認ください。

・従業員情報の一括出力・編集(取込)機能の注意点
　┣Excelファイルの出力に関する注意点
　┣Excelファイルの編集に関する注意点
　┗対応を見送る機能 (2024年10月30日時点)
・従業員情報の一括出力・編集(取込)機能画面の表示方法
・従業員情報Excelファイルを出力する
・従業員情報Excelファイルを編集する
・従業員情報Excelファイルを取り込みする
・Excelファイル取り込み時エラーの修正方法
・Excelファイルの編集中に従業員情報などのマスタ情報を更新した場合

従業員情報の一括出力・編集(取込)機能の注意点

Excelファイルの出力に関する注意点

出力したExcelファイルの編集中に従業員情報などのマスタ情報を更新すると、ファイルの取り込みができません。一括編集作業を行う直前にExcelファイル出力をおこなってください。詳細は「Excelファイルの編集中に従業員情報などのマスタ情報を更新した場合」をご確認ください。

Excelファイルの編集に関する注意点

Excelファイルに新規でデータ行を追加し従業員情報などを追加登録することはできません。
Excelファイルのデータ行を削除し従業員情報などを削除することはできません。
一括編集機能で編集不可の項目については非表示および入力保護がかかっています。保護されているセルを編集しようとすると「変更しようとしているセルやグラフは保護されているシート上にあります。変更するには、シートの保護を解除してください。パスワードが必要な場合もあります。」とメッセージが表示されます。
Excelファイル編集時にデータの貼り付けをおこなう場合は、必ず「値貼り付け」をしてください。書式が崩れてデータの取り込みができなくなる可能性があります。
Excelファイルではセルが保護されているため、Excel機能で一部使用できない場合があります。(例：区切り位置機能など) 　他Excelファイルでデータを整えていただき、一括編集用Excelファイルにデータを値貼り付けする等の対応をお願いします。
Excelファイルの取り込み時に、従業員情報と紐づけるキーとなる情報は非表示になっています。再表示して編集をおこなうと正しく取り込みがおこなわれず、他従業員データにも影響が及ぶ可能性があります。

対応を見送る機能

※下記の機能は2024年10月30日のリリースでは対応を見送らせていただきます。

Excelファイル出力時に対象従業員および出力項目の任意の絞り込み機能
従業員情報に登録されていない新規従業員の一括取込機能
従業員情報に登録されている従業員の一括削除機能

従業員情報の一括出力・編集(取込)機能の表示方法

▶事業所画面＞サイドメニューから従業員アイコンをクリックして従業員情報画面を表示します。上部の「一括処理等」から「一括編集」を選択します。
一括編集画面が表示されます。

従業員情報Excelファイルを出力する

一括編集画面で「エクスポート」をクリックし、従業員一覧画面で表示中のデータをExcelファイルで出力します。
対象者選択で「全ての従業員を出力」を選択すると、全ての従業員データをエクスポートします。
出力対象従業員を絞り込む場合は「従業員一覧へ戻る」をクリックし、従業員一覧画面に戻り、絞り込みアイコンや「社保雇保非加入者」「退職者」表示設定から従業員一覧画面に表示される従業員の絞り込みをおこなってください。

※Excelファイル出力時の対象従業員および出力項目の任意の絞り込み機能には対応しておりません。
保存先を選択し、「保存」をクリックします。(必要に応じてファイル名を変更しても取り込み操作に影響はありません)　選択した保存先にExcelファイルが出力されます。

従業員情報Excelファイルを編集する

出力したExcelファイルを開きます。ヘッダー部分の「編集を有効にする」をクリックします。
Excelファイルは「基本情報」「社保労保」「手当控除」「税・保険料等」「税・保険料等(住民税)」「税・保険料等(給与支払い方法)」の7つのシート(タブ)で構成されています。

シートタブを切り替えて編集をおこないます。別Excelなどからデータを貼り付けて編集する場合は、「値貼り付け」にてご対応ください。
従業員情報一括出力項目の入力規則および注意点については▶こちらをご確認ください。
編集完了後、Excelファイルを上書き保存します。編集前のデータを残しておきたい場合は、「名前を付けて保存」にて編集後のデータを新規ファイルとして保存します。

従業員情報Excelファイルを取り込みする

編集した従業員情報のExcelファイルを取り込みます。

一括編集画面で「3.編集したデータの取り込み」欄の「ファイルの選択」をクリックし、従業員情報に上書きするExcelファイルを選択します。
ファイルが取り込まれたことを確認し「次へ」をクリックします。

取込をしたデータに入力規則通りに入力されていないデータがある場合は、エラー情報が表示されます。「結果Excelのダウンロード」をクリックしてExcelファイルをダウンロードします。ダウンロードしたExcelファイルを開き、エラー箇所を修正後、再度取り込みをおこないます。エラー情報の修正方法は▶こちらをご確認ください。
エラー項目がなく、そのまま取り込みに進める場合は、変更箇所が表示され、「上記の内容で取込を行います。よろしければ「保存」して一括編集を終了してください。」と表示されます。
「結果Excelのダウンロード」をクリックし、ダウンロードされたExcelファイルを開くと取り込むデータを確認できます。

「結果Excelのダウンロード」をしたデータは、変更する項目が水色でハイライトされます。一括編集した内容を確認します。
変更する内容を確認後「保存」をクリックすると従業員情報に変更内容が反映されます。
取り込みが完了すると、従業員画面に戻ります。データが正しく取り込まれているかご確認ください。

Excelファイル取り込み時エラーの修正方法

入力規則通りに登録されていないデータがある場合は、Excelファイル取り込み時にエラー情報が表示されます。
「結果Excelのダウンロード」をクリックして、保存先を選択し、「保存」をクリックします。(必要に応じてファイル名を変更しても取り込み操作に影響はありません)　
選択した保存先にExcelファイルが出力されます。
出力したExcelファイルを開きます。ヘッダー部分の「編集を有効にする」をクリックします。
エラー項目を確認します。エラー内容は赤色でハイライト表示されます。エラーのセルにカーソルを合わせると、エラーの詳細を確認できます。
修正後、結果Excelファイルを上書き保存します。
再編集したデータの取り込み、もしくは「従業員情報Excelファイルを取り込みする」の手順にて、修正したデータの取り込みをします。

Excelファイルの編集中に従業員情報などのマスタ情報を更新した場合

Excelファイルの編集中に従業員情報などのマスタ情報を更新してしまった場合は、エラーのためExcelファイルの取り込みができません。「最新データEXCELのダウンロード」をおこない取り込みデータを再作成します。

Excelファイルの編集中に従業員情報などのマスタ情報を更新してしまった場合は、一括編集画面にエラー情報が表示されます。
「最新データEXCELのダウンロード」をクリックして、最新の従業員情報が反映されたExcelファイルを出力します。

＜従業員情報を更新した場合＞

＜給与マスタを更新した場合＞
※給与マスタを更新することで、従業員情報の手当控除タブの項目が更新されるため、エラー対象となります。
「従業員情報Excelファイルを編集する」の手順でデータの編集をおこない取り込みます。