従業員情報の一括取込(登録)機能の操作方法についてご案内します。
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従業員情報の一括取込(登録)機能とは・・・
CSVファイルを取り込むことで、従業員情報を新規で一括登録する機能です。この機能を利用することで、複数人まとめて従業員情報を新規追加することができます。
すでに登録済みの従業員の情報をまとめて変更する場合は、▶従業員情報の一括出力・編集(取込)機能の操作方法をご覧ください。
- 従業員情報一括取込の入力規則については▶こちらをご確認ください。
目次
・従業員情報の一括取込(登録)機能の注意点
・事前準備
┣マスタ設定
┗取り込み可能なCSVデータを準備する
・従業員情報の一括取込(登録)機能の表示方法
・CSVファイルを取り込む
┣CSV取込設定
┣CSV紐付設定
┗紐付結果確認
従業員情報の一括取込(登録)機能の注意点
- CSV紐付設定をおこなった後で前工程に戻り、取込ファイルを変更(編集)することはできません。
- CSV紐付設定から前工程に戻ると、任意でおこなった紐づけ設定が解除されますのでご注意ください。
- 従業員の氏名が「姓」「名」でデータが分かれていない場合は、姓と名の間にスペース(半角・全角のいずれも可)があるデータをご用意ください。
- 所属部署は事業所直下の階層のみ取り込むことができます。部署マスタにて部署を階層分けして登録している場合は、取込後に従業員情報からご登録ください。
- 扶養者の登録は、配偶者を含む2名分まで取り込むことができます。3名以上登録する場合は、取込後に従業員情報からご登録ください。
- 一括取込を完了すると、取り込んだCSVファイルとFORROU項目の紐付設定が保存されます。そのため、同一事業所で2回目以降の一括取込をする際には、CSVファイルのヘッダ項目を前回と一致させることでCSV紐付設定を引き継ぐことができます。ヘッダ項目の名称がひとつでも異なる場合や、項目数が増減している場合はCSV紐付設定を引き継ぐことができないため、再度紐付設定が必要となります。
事前準備
マスタ設定
あらかじめ▶事業所情報や、▶給与マスタなどのマスタを設定することで、スムーズにデータ取り込みができます。
| 設定項目 | 設定内容 |
|---|---|
| 事業所情報 |
▶労働保険タブにメインとなる一元適用の労働保険情報をあらかじめ登録しておくことで、一括取込をした際に雇用保険の加入状況によって労災保険/雇用保険区分設定の「適用設定名」を設定することができます。 ※複数の労働保険情報が登録されている場合や、二元適用の事業所の場合は、各従業員に対応する労働保険を判別することができないため、取込後に従業員情報＞社保労保タブ＞▶労災保険/雇用保険区分設定から登録内容を編集します。 |
| 給与マスタ | 計算処理＞給与マスタ＞▶手当控除タブにて固定手当・控除項目を設定しておくことで、一括取込をした際に「役職手当」「資格手当」などの固定手当額を取り込むことができます。 |
| 計算処理＞給与マスタ＞▶係数単価タブにて給与(賞与)項目＞個人項目を設定しておくことで、一括取込をした際に従業員ごとに給与計算などで利用する単価などを取り込むことができます。 | |
| マスタ管理 | 従業員＞マスタ管理＞▶雇用形態にて雇用形態設定をしておくことで、一括取込をした際に従業員ごとの雇用形態をスムーズに取り込むことができます。 |
| 従業員＞マスタ管理＞▶部署にて部署マスタ設定をしておくことで、一括取込をした際に従業員ごとの所属部署をスムーズに取り込むことができます。 |
取り込み可能なCSVデータを準備する
項目名が行に表示されているデータをご用意ください。(項目名が列の場合は取り込みできません。)
項目名が重複している場合や、項目名が空欄の列があると一括取込ができません。項目名を変更するか、不要な列がある場合は列を削除しておきます。
※「姓」「名」もしくは「姓名」は取込必須項目です。「姓名」項目として取り込む場合は、姓と名の間にスペース(全角・半角いずれも可)が入っているデータをご用意ください。
取込ができるサンプルデータを一括取込画面にご用意しています。ファイルをダウンロードしてご参考にしてください。
従業員情報の一括取込(登録)機能の表示方法
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▶事業所画面＞サイドメニューから従業員をクリックして従業員情報画面を表示します。上部の「一括処理等」から 「＋一括取込」を選択します。
- 一括取込画面が表示されます。
CSVファイルを取り込む
用意したCSVファイルを取り込みます。
CSV取込設定
取込ファイルの選択や区切り形式などの取込設定をし、「次へ」をクリックします。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 取込ファイル | 「ファイルの選択」からCSVデータを選択します。 |
| 区切り形式 | CSVデータの形式が カンマ区切り / タブ(テキスト) 区切り のいずれかを選択します。 |
| ヘッダ項目 |
CSVデータ上で項目名が表示されている行を選択します。 |
| データ行開始 |
CSVデータ上で取り込みデータが表示されている最初の行を選択します。(空白行はカウントしません。) |
| 最終行にデータ以外の行がある場合その行数 | 最終行に取込データとは関係のないデータがある場合は、総行数を選択します。(最大9行まで選択できます) |
項目行に空白項目がある場合は、確認メッセージが表示されて一括取込ができません。CSVデータを修正し、再度取込ファイルを選択します。
CSV紐付設定
CSVデータと、従業員情報に登録する項目の紐づけ設定をします。紐付設定後に「前へ」を選択してCSV取込設定画面に戻ると、任意でおこなった紐付設定が解除されますのでご注意ください。
A FORROU項目
FORROUの従業員情報の項目名が7つのグループに分かれてリストで表示されます。FORROU項目欄にカーソルを合わせて上下にスクロールすることで、画面に収まりきらない項目を表示できます。
必須・推奨項目グループの項目は一括取込で取り込むことを推奨している項目です。表示される項目は、基本情報グループ～メモグループに表示される項目と重複します。
すでに紐づけ完了済みの項目には、CSVデータの項目名がバッチ表示されます。
※「紐付済を表示」のチェックを外すと、紐づけ未完了の項目だけが表示されます。
※グループ名をクリックすると、グループ内の項目の表示・非表示切替ができます。
※FORROU項目右側にある検索アイコンをクリックすると、FORROU項目を検索できます。
B 取込項目
取込をしたCSVデータのヘッダ項目名が表示されます。
すでに紐づけ完了済みの項目には、FORROUの従業員情報の項目名がバッチ表示されます。
※取込項目右側にある検索アイコンをクリックすると、取込項目を検索できます。
右上の「取込ファイルを表示」にチェックを入れることで、取込中のCSVファイル名と項目行、データ行の2行目までを表示することができます。
CSV紐付設定手順
CSV紐付設定では、FORROU項目とCSVデータの取込項目を比較し、同じ項目名や近しい項目名を自動判別して自動的に紐付設定がなされます。自動設定ができなかった項目は手動で紐付設定をします。
- 紐づけをするFORROU項目を選択します。
- 取込項目欄上部にFORROU項目欄で選択した項目名が表示されていることを確認し、紐づけする取込項目を選択します。
給与支給形態や雇用形態、性別などの自由入力項目ではない項目は、取り込んだデータ内容とリスト項目の「データ紐付設定」をします。データ紐付設定の内容を編集する場合は、編集アイコンをクリックしてデータ紐付設定フォームを表示します。
▶部署マスタ・▶雇用形態マスタに登録されていない部署(雇用形態)を取り込んだ場合は、データ紐付設定からマスタ登録をします。
- 紐づけをした取込項目の右側にFORROU項目名のバッチが表示されたら設定完了です。
※「姓」「名」もしくは「姓名」は取込必須項目です。「姓名」項目として取り込む場合は、姓と名の間にスペース(全角・半角いずれも可)が入っているデータをご用意ください。
- CSV紐付設定フォーム上部には、設定状況が表示されます。読込項目には取り込んだCSVデータのヘッダ項目数、FORROU項目には紐づけ設定が完了している件数が表示されます。
- 取り込む項目すべての紐付設定が完了したら「次へ」をクリックして次の工程に進みます。
※「前へ」をクリックしてCSV取込設定画面に戻ると手動でおこなった紐づけ設定が初期化されるのでご注意ください。
一括取込処理を中断する場合
一括取込では、以下のタイミングで取込ファイルやCSV紐付設定の状態を一時的な中断データとして保存しています。
- 取込ファイル選択後、CSV紐付設定に遷移した時
- FORROU項目とCSV項目の紐付を変更した時
※中断データは操作しているスタッフ単位で保存されます。
※中断データは上記いずれかのタイミングで保存されてから、約1日程度有効です。
一括取込処理を中断して別の作業をする場合は、一括取込画面右上の「×」をクリックすると作業を中断することができます。誤ってブラウザを閉じてしまった場合や、パソコンを終了してしまった場合でも、上記のタイミングで中断データが自動保存されているので、中断したところから作業を開始することができます。
一時保存データがある場合は、一括取込画面を表示すると確認ウィンドウが表示され、「編集中ファイルから再開する」を選択することで中断した所から作業を開始することができます。
紐付結果確認
取込データを確認し、「保存」することで従業員情報に取込データが一括登録されます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 絞り込み | 取込データのプレビュー表示を「全て」「エラー有り」で切り替えることができます。 |
| 取込ファイル | CSV取込中データのファイル名が表示されます。 |
| 取込件数 | 一括取込をする従業員数が表示されます。 |
| 取込不可件数 | 一括取込できない従業員数が表示されます。「取込不可データ確認」をクリックすることでエラー情報を確認できます。 |
| エラー件数 |
一括取込可能な従業員のうち、エラーが発生している項目数が表示されます。「エラー情報出力」をクリックすることでエラー情報が記載されたCSVファイルをダウンロードできます。 エラー項目がある従業員は、取込データプレビュー欄の左端に注意アイコン エラー項目は赤背景で表示され、カーソルを合わせることでエラー内容を確認できます。 |
| 取込不可データ確認 |
クリックすることで一括取込できない従業員のエラー情報を確認できます。「ダウンロード」をクリックすることでエラー情報が記載されたCSVファイルをダウンロードできます。 |
| エラー情報出力 |
クリックすることでエラー情報が記載されたCSVファイルをダウンロードできます。 |
| 取込データプレビュー |
一括取込するデータがプレビュー表示されます。
|
【取込不可データ・エラーデータがある場合】
取込不可データとは、一括取込で従業員情報を登録できないデータです。
取込不可データがある場合は、「取込不可データ確認」から一括取込できない従業員のエラー情報を確認できます。処理中の一括取り込み操作を完了後に該当者のCSVデータを修正し、再度取込ができなかった従業員のみ一括取込をします。
エラーデータとは、一括取込可能な従業員のうち、エラーが発生しているデータです。
エラーデータがある場合は、「エラー情報出力」からエラー情報をCSVファイルでダウンロードできます。エラーデータを含む場合でも一括取込処理で当該従業員の情報を登録することはできますが、エラー項目は正しく登録されません。
一括取込の除外設定をして正常データのみ取り込んだのちにCSVデータを修正し、改めて除外した従業員のみ一括取込をするか、エラーデータを含む従業員もそのまま一括取込をして一括取込を完了後に従業員情報を修正します。
一括取込後の従業員情報を修正する場合は、▶従業員情報画面上で一人ずつ修正するか、▶従業員情報一括編集機能を利用して複数人まとめて修正します。
※取込を中断し、取込ファイルを変更(修正)するとCSV紐付設定を最初からやり直すことになるためご注意ください。
取込データを確認し、「保存」をクリックすると確認ウィンドウが表示されます。
除外設定した件数と、取込を実行する件数が正しいかを確認して「OK] をクリックします。(取込不可件数は表示されません)
一括取込が完了すると従業員一覧画面が表示されます。
取り込んだデータにエラー項目がある場合は「一括登録完了」ウィンドウが表示されます。「エラー情報出力」をクリックし、エラー情報が記載されたCSVファイルをダウンロードしてエラー内容を確認します。エラー項目は、必要に応じて▶従業員情報画面上で一人ずつ修正するか、▶従業員情報一括編集機能を利用して複数人まとめて修正します。
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