FORROUでは、顧問先から従業員の退社情報を受け取り、退社時に必要な手続きの作成までを一連の流れでおこなうことができる退社連絡機能を備えています。ここでは退社連絡機能についてご案内します。
※退社連絡機能を利用するためには、あらかじめ▶顧問先事業所アカウントを作成し、顧問先事業所ページをご準備ください。
目次
・退社連絡機能の利用手順
┣手順1.顧問先事業所ページで顧問先担当者が退社する従業員の情報を入力する
┣手順2.社労士事務所ページで退社連絡を確認する
┣手順3.退社連絡画面から従業員情報を登録する
┣手順4.退社連絡画面から退社時に必要な手続きを作成し、未送信トレイに保存する
┣未送信トレイに登録ができない場合
┗手順5.未送信トレイから、申請手続きを送信する
・退社連絡の状況確認方法
退社連絡機能の利用手順
退社連絡機能は、以下の流れで利用します。
※手順1は顧問先が、手順2以降は社労士事務所が操作します。
手順1.顧問先事業所ページで顧問先担当者が退社する従業員の情報を入力する
手順2.社労士事務所ページで退社連絡を確認する
手順3.退社連絡画面から従業員情報を登録する
手順4.退社連絡画面から退社時に必要な手続きを作成し、未送信トレイに保存する
手順5.未送信トレイから、申請手続きを送信する
手順1．顧問先事業所ページで顧問先担当者が退社する従業員の情報を入力する
この操作は、顧問先事業所ページからおこないます。操作方法の詳細は▶【顧問先】退社連絡機能の利用方法をご覧ください。
※退社連絡は顧問先事業所ページからの入力を前提としているため、社労士事務所ページから退社連絡情報を追加することはできません。
手順2．社労士事務所ページで退社連絡を確認する
退社連絡機能により連絡登録がおこなわれると、入退社進捗画面および退社連絡画面に情報が表示されます。
退社連絡情報が登録された場合は、FORROUホーム画面の「入退社進捗」に件数が表示されます。
(退社連絡のほか入社連絡の件数も含みます)
「入退社進捗」アイコンをクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。連絡日やマスタ登録日から未対応の退社連絡情報を確認し、イベント列の「退社連絡」をクリックします。
当該事業所ページの退社連絡画面が表示されます。
※退社連絡画面は、▶事業所画面表示後サイドメニューの従業員＞退社連絡からも遷移できます。
手順3．退社連絡画面から従業員情報を登録する
退社連絡画面で連絡を受けた従業員情報を確認します。
左側リストに退社連絡機能により追加された従業員が表示されます。すでに従業員情報へ登録済みの場合は、背景色がグレーになっています。背景色が白の場合は従業員情報に未登録の状態です。
入力内容を確認します。以下の設定必須項目が設定されていない場合は従業員情報への登録ができません。未入力の場合は設定してください。(顧問先側で情報入力がされている場合は改めて設定する必要はありません。)
| 項目名 | 必須項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 連絡日 | 〇 | 顧問先事業所ページで退社連絡を「連絡登録」した日が表示されます。 |
| 退社年月日 | 〇 | 顧問先事業所ページで登録された退社年月日が表示されます。 |
| 離職理由 | 〇 | 顧問先事業所ページで登録された離職理由が表示されます。 プルダウン(▼)をクリックすると離職理由リスト設定画面で設定した離職理由を確認できます。 |
| 離職票 | 〇 | 顧問先事業所ページで選択された「離職票を希望しない」「離職票を希望する」のいずれかが表示されます。 |
| 離職票送り先 | - |
プルダウン(▼)から離職票の送り先として「会社」「本人」「その他」を選択します。メモ機能のため、電子申請手続きへは反映しません。また退社連絡画面からのみ確認できる項目です。 顧問先事業所ページで「登録住所と異なる」「登録電話番号と異なる」「健康保険を任意継続する」をチェックしている場合は、入力された情報が表示されます。 |
上記設定を確認し、従業員情報に登録する場合は「連絡登録」をクリックします。
※一部の項目のみ入力し、従業員登録せずに保存しておく場合は「一時保存」をクリックします。入力内容が保存されます。
手順4.退社連絡画面から退社時に必要な手続きを作成し、未送信トレイに登録する
手順3で「連絡登録」ボタンより退社連絡を従業員情報に登録すると、続いて「電子申請未送信トレイ登録：退社」フォームが表示されます。
登録されている情報に基づき、以下の退社時に必要な手続きの申請データを自動的に作成し、未送信トレイに登録できます。
条件に該当する場合、自動で手続きにチェックが入ります。作成しない手続きはチェックを外します。条件に該当しない場合は手続きの選択ができません。「未送信トレイ」をクリックすると、選択した手続きを作成して未送信トレイに登録します。
※未送信トレイへの登録は電子申請の準備が整っていることを前提としています。電子申請準備が済んでいない場合は、▶電子申請の流れ の2.電子申請利用準備(電子証明書の準備・登録)及び3.事業所情報を登録する の手順を確認し、準備を完了してから未送信トレイ登録をします。
- 雇用保険被保険者資格喪失届・・・雇用保険加入者の場合
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届・・・社会保険加入者の場合
処理結果が表示され、未送信トレイへの登録件数が表示されます。未送信トレイから申請手続きを送信する場合は「未送信トレイを開く」をクリックします。
※「電子申請未送信トレイ登録：退社」フォームを「キャンセル」で閉じた後や未送信トレイへの登録対応ができなかった場合でも、改めて未送信トレイに登録もできます。連絡登録完了後は、退社連絡画面右上に「未送信トレイ登録」ボタンが表示されます。
すでに、未送信トレイへの登録が済んでいる場合は、再度「未送信トレイ登録」をすると「※すでに手続作成が行われています。」と表示されます。
未送信トレイに登録ができない場合
「正しくない項目があるため処理が行えません。」「※未送信トレイへの登録ができませんでした。」などのメッセージが表示される場合は、未送信トレイ登録時に必要な電子申請必須項目が設定されていない状態です。
以下の必須項目が設定されているかご確認ください。
| 確認画面 | 必須項目 |
|---|---|
| 電子証明書画面 | ・申請者氏名 ・申請者連絡先電話番号 ・申請者連絡先メールアドレス ・申請者住所 |
| 事業所情報 ＞基本情報タブ (社会保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス |
| 事業所情報 ＞社会保険タブ (社会保険手続き) |
・厚生年金事業所整理記号 ・事業所番号(告知番号) ・管轄年金事務所 提出先 |
| 事業所情報 ＞労働保険タブ (雇用保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス ・雇用保険事業所番号 ・管轄公共職業安定所 提出先 |
| 事業所情報＞ 電子申請タブ |
・電子申請で利用する証明書を選択 |
手順5．未送信トレイから、申請手続きを送信する
手順4で手続きを作成して未送信トレイに登録した後は、未送信トレイ画面から操作します。
▶未送信トレイを表示し、登録されている手続きを確認します。送信する「手続名」をクリックすると電子申請手続き入力フォーム画面が表示されます。各タブごとに入力内容を確認し、必要に応じて編集をします。「送信」をクリックし送信します。
※退社連絡から登録した手続きは、リストのチェックボックスにチェックを入れることができません。一度上記手順で電子申請手続き入力フォーム画面を表示し、内容に不備がないか確認後、再度未送信トレイに保存することでチェックボックスが有効になります。
退社連絡の状況確認方法
退社連絡の対応状況は「入退社等進捗画面」から確認できます。
＜入退社等進捗画面の表示方法＞
FORROUホーム画面(もしくはサイドメニュー)の入退社進捗をクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。
入退社等進捗画面の操作方法については▶こちらをご覧ください。
※その他、従業員情報に未登録の連絡情報がある場合は、FORROUホーム画面の「入退社進捗」に表示される件数により確認できます。(退社連絡のほか入社連絡の件数も含みます)
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