FORROUでは、顧問先から従業員の退社情報を受け取り、退社時に必要な手続きの作成までを一連の流れでおこなうことができる退社連絡機能を備えています。ここでは退社連絡機能についてご案内します。
※退社連絡機能を利用するためには、あらかじめ▶顧問先事業所アカウントを作成し、顧問先事業所ページをご準備ください。
目次
・退社連絡機能の利用手順
┣【顧問先事業所ページ】顧問先担当者が退社連絡をおこなう
┣【社労士事務所ページ】退社連絡の件数を確認する
┣【社労士事務所ページ】退社連絡画面から連絡登録する
┣【社労士事務所ページ】退社に伴う電子申請データを作成する
┣ 未送信トレイに登録ができない場合
┗【社労士事務所ページ】未送信トレイから申請データを送信する
・社労士事務所ページから退社連絡を追加する場合
┣検索窓から従業員名を検索し、退社連絡アイコンをクリックする
┣退社連絡画面から連絡登録する
┗退社連絡の情報を入力して連絡登録する
・退社連絡の対応状況確認方法
・退社連絡の入力項目一覧
退社連絡機能の利用手順
退社連絡機能は、以下の流れで利用します。
・【顧問先事業所ページ】顧問先担当者が退社連絡をおこなう
・【社労士事務所ページ】退社連絡の件数を確認する
・【社労士事務所ページ】退社連絡画面から連絡登録する
・【社労士事務所ページ】退社に伴う電子申請データを作成する
・【社労士事務所ページ】未送信トレイから申請データを送信する
【顧問先事業所ページ】顧問先担当者が退社連絡をおこなう
この操作は、顧問先事業所ページからおこないます。操作方法の詳細は▶【顧問先】退社連絡機能の利用方法をご覧ください。
退社連絡は、顧問先事業所ページからの情報入力を前提としていますが、FORROU以外の媒体を経由して得た情報を、社労士事務所ページから追加することもできます。社労士事務所ページから退社連絡を追加する場合は▶こちらをご確認ください。
【社労士事務所ページ】退社連絡の件数を確認する
- 退社連絡が登録されると入退社進捗画面および退社連絡画面に情報が表示されます。退社連絡が登録された場合は、FORROUホーム画面の「入退社進捗」に件数が表示されます。(退社連絡のほか入社連絡の件数も含みます)
- 「入退社進捗」アイコンをクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。入退社等進捗画面では、「入社連絡」「退社連絡」に関する進捗状況を管理します。連絡日やマスタ登録日から未対応の退社連絡を確認し、イベント列の「退社連絡」をクリックします。
- 当該事業所ページの退社連絡画面が表示されます。
※退社連絡画面は、従業員情報画面上部の退社連絡からも遷移できます。
【社労士事務所ページ】退社連絡画面から連絡登録する
- 退社連絡画面で連絡を受けた従業員情報を確認します。左側リストに退社連絡機能により追加された従業員が表示されます。すでに従業員情報へ登録済みの場合は、背景色がグレーになっています。背景色が白の場合は従業員情報に未登録の状態です。
- 入力内容を確認します。必須項目が登録されていない場合は連絡登録ができません。未入力の場合は社労士事務所ページで入力してください。(顧問先側で情報入力がされている場合は改めて設定する必要はありません。)
退社連絡機能で入力できる項目および社労士事務所ページで連絡登録する際の必須項目は▶退社連絡の入力項目一覧をご確認ください。
- 退社連絡を従業員情報に登録する場合は「連絡登録」をクリックします。
※一部の項目のみ入力し、従業員登録せずに保存しておく場合は「一時保存」をクリックすることで入力内容が保存されます。
【社労士事務所ページ】退社に伴う電子申請データを作成する
- 「連絡登録」ボタンより退社連絡を従業員情報に登録すると「電子申請未送信トレイ登録：退社」フォームが表示されます。登録されている情報に基づき、退社時に必要な手続きの申請データを自動的に作成し、未送信トレイに登録できます。作成しない手続きはチェックを外します。
●雇用保険被保険者資格喪失届・・・雇用保険加入者の場合
●健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届・・・社会保険加入者の場合
条件に該当しない場合は手続きの選択ができません。「未送信トレイ」をクリックすると、選択した手続きを作成して未送信トレイに登録します。
※未送信トレイへの登録は電子申請の準備が整っていることを前提としています。電子申請準備が済んでいない場合は、▶電子申請の流れ の2.電子申請利用準備(電子証明書の準備・登録)及び3.事業所情報を登録する の手順を確認し、準備を完了してから未送信トレイ登録をします。
- 処理結果が表示され、未送信トレイへの登録件数が表示されます。未送信トレイから申請データを編集・送信する場合は「未送信トレイを開く」をクリックします。
※「電子申請未送信トレイ登録：退社」フォームを「キャンセル」で閉じた後や未送信トレイへの登録ができなかった場合でも、改めて未送信トレイに登録することができます。連絡登録完了後は、退社連絡画面右上に「未送信トレイ登録」ボタンが表示されます。
すでに、未送信トレイへの登録が済んでいる場合は「未送信トレイ登録」をすると「※すでに手続作成が行われています。」と表示されます。
未送信トレイに登録ができない場合
「正しくない項目があるため処理が行えません。」「※未送信トレイへの登録ができませんでした。」などのメッセージが表示される場合は、未送信トレイ登録時に必要な電子申請必須項目が設定されていない状態です。
以下の必須項目が設定されているかご確認ください。
| 確認画面 | 必須項目 |
|---|---|
| 電子証明書画面 | ・申請者氏名 ・申請者連絡先電話番号 ・申請者連絡先メールアドレス ・申請者住所 |
| 事業所情報 ＞基本情報タブ (社会保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス |
| 事業所情報 ＞社会保険タブ (社会保険手続き) |
・厚生年金事業所整理記号 ・事業所番号(告知番号) ・管轄年金事務所 提出先 |
| 事業所情報 ＞労働保険タブ (雇用保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス ・雇用保険事業所番号 ・管轄公共職業安定所 提出先 |
| 事業所情報＞ 電子申請タブ |
・電子申請で利用する証明書 ・事業主区分 (法人・個人事業主で入力必須項目が異なります) |
【社労士事務所ページ】未送信トレイから申請データを送信する
「【社労士事務所ページ】退社に伴う電子申請データを作成する」で手続きを作成して未送信トレイに登録した後は、未送信トレイ画面から操作します。▶未送信トレイを表示し、登録されている手続きを確認します。
送信する「手続名」をクリックすると電子申請手続き入力フォーム画面が表示されます。各タブごとに入力内容を確認し、必要に応じて編集後「送信」をクリックします。
未入力の必須項目やエラーがある場合は、「送信」をクリックしても画面が切り替わらず、エラー箇所に赤い吹き出しもしくは赤枠が表示されます。
未送信トレイに一時保存する場合でも電子申請時の必須項目を仮登録し、エラーを解消する必要があります。仮情報で構いませんので、各タブの必須項目を埋め、エラーがない状態に整えて未送信トレイに保存します。
送信確認フォームの「送信」をクリックすると申請データが送信されます。すぐに送信せず、申請データを一時保存する場合は「未送信トレイ保存」をクリックします。
なお、退社連絡から登録した手続きは、未送信トレイから一括送信する際に使用するチェックボックスを利用できません。一度上記手順で電子申請手続き入力フォーム画面を表示し、内容に不備がないか確認後、再度未送信トレイに保存することでチェックボックスが有効になります。
社労士事務所ページから退社連絡を追加する場合
退社連絡は、顧問先事業所ページからの情報入力を前提としていますが、FORROU以外の媒体を経由して得た情報を、社労士事務所ページから追加することもできます。退社連絡に追加することで、顧問先事業所ページからの退社連絡と同様に、退社時に必要な手続きの申請データを自動的に作成し、その後の進捗管理までおこなうことができます。
退社連絡の登録方法は「検索窓で従業員名を検索し退社連絡アイコンから追加する方法」と「退社連絡画面から追加する方法」がございます。
検索窓から従業員名を検索し、退社連絡アイコンをクリックする
- FORROUホーム画面もしくは、ヘッダーメニューにある検索窓で退社連絡を追加する従業員名を検索します。
検索リストに表示された当該従業員名の右端にある「退社連絡アイコン
- 必須項目となる退社年月日、離職理由、離職票の有無をそれぞれ入力し「追加」をクリックして閉じます。
- 退社連絡画面に追加した従業員情報が表示されます。
退社連絡画面から追加する
- 従業員＞退社連絡をクリックします。
- 退社連絡画面の「＋追加」をクリックします。
- 対象従業員を選択し、必須項目となる退社年月日、離職理由、離職票の有無をそれぞれ入力し「追加」をクリックして閉じます。
- 退社連絡画面に追加した従業員情報が表示されます。
退社連絡の情報を入力して連絡登録する
- 退社連絡画面でリストから情報を入力する従業員を選択し、右側画面に入力します。退社連絡入力項目の詳細は▶こちらをご確認ください。
※情報を一旦保存しておく場合は「一時保存」をクリックします。
- 入力完了後「連絡登録」をクリックします。
※連絡登録実施後は入力情報の編集ができません。入力内容を確認してから連絡登録してください。
- 「退社連絡を従業員情報に登録します。よろしいですか。」を「OK」します。
これ以降の手順は▶【社労士事務所ページ】退社に伴う電子申請データを作成するをご参照ください。
退社連絡の状況確認方法
退社連絡の対応状況は「入退社等進捗画面」から確認できます。FORROUホーム画面(もしくはサイドメニュー)の「入退社進捗」をクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。
入退社等進捗画面の操作方法については▶こちらをご覧ください。
※従業員情報に未登録の連絡情報がある場合は、FORROUホーム画面の「入退社進捗」に表示される件数により確認できます。(退社連絡のほか入社連絡の件数も含みます)
退社連絡の入力項目一覧
退社連絡機能で情報を入力できる項目および社労士事務所ページでの連絡登録の必須項目は以下の通りです。
| 項目名 | 必須項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 連絡事項 | 〇 | 社労士事務所宛に伝えたい内容を入力します。改行可。最大200文字まで対応(改行なしの場合) |
| 添付ファイル | ー | 社労士事務所に送るファイルを最大5つまで添付できます。添付ファイル枠内にファイルをドロップ、もしくは読込アイコンをクリックして対象ファイルを選択します。 |
| 退社年月日 | 〇 | 退社年月日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。 |
| 離職理由 | 〇 | プルダウンから選択します。 |
| (具体的な離職理由) | ー | ※離職理由「その他」を選択時に表示されます。 離職理由を 30字以内で入力します。 記載した内容は下記2箇所に反映されます。 ・喪失届作成時の「被保険者でなくなったことの原因」欄 ・離職票作成時の、離職理由タブ＞「6.その他」＞具体的事情記載欄。 |
| 離職票 | 〇 | 職票希望の有無を選択します。 |
| (離職票送り先) | ※ | ※「離職票を希望する」を選択時に表示されます。 離職票の送付先をプルダウンから選択します。 ・会社 ・本人 ・その他 |
| 登録住所と異なる | ー | 退社連絡画面に表示されている「登録郵便番号」「登録住所」が退社時のものと異なっている場合にチェックを入れます。 「登録住所と異なる」にて連絡した住所の内容は、雇用保険喪失届及び離職証明書の「離職者の住所又は居所」欄に反映されます。 |
| (郵便番号) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 便番号を半角数字ハイフンなしで入力します。 入力後「住所検索」をクリックすると「都道府県」「市・区・郡名」「町村名」が自動で反映されます。 |
| (都道府県) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 都道府県を選択します。 |
| (市・区・郡名) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 市区郡名を入力します。 |
| (町村名・番地) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 町村名、番地を入力します。 |
| (市・区・郡名ヨミガナ) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 市区郡名をカタカナで入力します。 |
| (町村名・番地ヨミガナ) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 町村名・番地をカタカナで入力します。 |
| (ビル・マンション名等) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 ビル・マンション名を入力します。 |
| (ビル・マンション名等ヨミガナ) | ※ | ※「登録住所と異なる」を選択時に表示されます。 ビル・マンション名のヨミガナを入力します。 |
| 登録電話番号と異なる | ー |
退社連絡画面に表示されている「登録電話番号」が退社時のものと異なっている場合にチェックを入れます。 |
| (電話番号) | ※ | ※「登録電話番号と異なる」を選択時に表示されます。 電話番号を半角数字で入力します。 |
| 健康保険を任意継続する | ー | 健康保険を任意継続する場合チェックを入れます。 |
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