顧問先との情報のやり取りや、従業員に対してWEB明細を発行する際はあらかじめ事業所アカウントの作成が必要です。
このページでは事業所アカウントの作成方法についてご案内します。
目次
- 1.事業所ID(事業所アカウント)を作成する
- 2.事業所ページでにてスタッフアカウントを作成する
- 3.顧問先担当者に事業所アカウントをお知らせする
- 仮パスワードの再発行方法
- 社労士事務所ページから顧問先事業所ページにログインする
1.顧問先事業所ID(事業所アカウント)を作成する
- 事業所情報＞顧客管理タブの「顧問先管理」をクリックします。
- 「事業所ID作成」をクリックします。
- 事業所アカウント管理 事業所ID作成フォームが表示されます。
- フォームに必要事項を入力し、右下の保存をクリックすると事業所アカウントが作成されます。
事業所アカウント管理 事業所ID作成フォームの説明
| 項目 | 必須/任意 | 説明 |
|---|---|---|
| 事業所ID | 必須 | 半角英数字2文字以上10文字以内で設定します。 |
| 利用状態 | - | 有効/無効を選択します。 ※無効にすると顧問先側事業所ページおよび従業員マイページのログインや閲覧ができなくなります。 |
| 従業員アカウント退職者ログイン設定 | 必須 | 従業員が退職した際、退職日からの経過日数でログイン不可とします。設定する経過日数を0～365日の間で入力します。 ※退職後のWEB明細の閲覧期間の設定はこちらでおこないます。 |
| 電子申請公文書共有チェックボックス初期設定値 | 任意 |
【顧問先と共有する（社労士事務所用ページ）】 公文書ごとに共有の判断をする場合はチェックを外しておきます。電子申請詳細画面もしくは電子申請一覧画面の公文書欄にチェックを入れることで公文書ごとに共有設定ができます。 【顧問先従業員と共有する（顧問先事業所ページ）】 |
| 電子申請公文書共有設定時間 | 任意 | 電子申請公文書共有チェックボックス初期値にチェックを入れた場合に入力します。申請状況が「終了」になってから顧問先事業所ページに公文書が共有(表示)されるまでの時間を設定します。0～999までの数字を入力します。(数字未設定の場合は0と同じ設定になります。) |
| 部署マスタ | 任意 | チェックを入れると顧問先事業所ページで▶従業員情報＞基本情報タブの部署マスタの編集が可能になります。 |
| マイナンバー | 任意 | チェックを入れると顧問先事業所ページで▶従業員情報＞基本情報タブのマイナンバーの編集が可能になります。 |
| 労務管理レポート | 任意 | チェックを入れると顧問先事業所ページで▶事業所ダッシュボードと▶社会保険料一覧の閲覧が可能になります。 |
※事業所アカウント作成後、アカウント情報を変更する場合は、画面右上の「変更」をクリックします。
2.顧問先事業所ページでスタッフアカウントを作成する
顧問先事業所アカウント作成後、顧問先担当者が顧問先事業所ページにログインし運用するためのスタッフアカウントを作成します。
- 事業所アカウントを作成後、画面右上に表示される「事業所ログイン」をクリックします。(画面ヘッダーに表示されている事業所ログインアイコン
からもログイン可能です)
- 顧問先事業所ページが表示されます。
- 画面右上のアイコンをクリックし、「スタッフ管理」を選択します。
- スタッフ管理画面で「追加する」をクリックします。
- 「スタッフ管理 アカウント追加」フォームで必要事項を入力し、「保存」をクリックするとアカウントの作成は完了です。
スタッフ管理 アカウント追加フォームの説明
| 項目 | 必須/任意 | 説明 |
|---|---|---|
| メールアドレス(ログインID) | 必須 | ログインIDとして利用するメールアドレスを入力します。アカウント通知書をメール送信する機能にも利用します。顧問先担当者が確認できるメールアドレスの登録をお勧めします。 |
| 名前 | 必須 | 30文字以内で入力します(スペース含む)。 |
| ユーザー種類 | 必須 | 一般/給与業務者/管理者から選択します。 ユーザー種類の詳細は▶ユーザー種類による機能の制限についてをご覧ください。 |
| 利用状態 | - | 有効/無効を選択します。 ※無効にすると顧問先事業所ページのログインができなくなります。 |
ユーザー種類の説明
ユーザー種類による機能の制限についての詳細情報は▶こちらをご確認ください。
| ユーザー種類 | 説明 |
|---|---|
| 管理者 | 全権限を付与。事業所内のスタッフアカウント作成ができます。 |
| 給与業務者 | 給与業務をおこなうため給与データなどを管理者同様に取り扱いできます。ただしスタッフアカウント作成はできません。 【労務管理】会社情報の一部(決算書、顧問料)閲覧制限があります。 |
| 一般 | 給与に関するデータの取り扱いができません。 〇できること 【労務管理】会社情報や従業員情報の閲覧、入退社連絡(給与関連除く項目のみ) ※会社情報の決算書や顧問料、従業員情報の給与関連項目(賃金、報酬月額等)は一部閲覧制限があります。 【共有】ファイルの閲覧・登録 ×できないこと 【労務管理】会社情報の決算書や顧問料の閲覧、従業員の給与に関する項目の入力や閲覧、従業員アカウントの管理、労務管理レポートの閲覧 【給与計算等】給与賞与、年末調整の帳票類の閲覧、勤怠データ入力 【共有】公文書の閲覧 |
※その他、共有ファイル登録機能においてユーザー種類ごとに閲覧権限が設定できます。
3.顧問先担当者に事業所アカウントをお知らせする
顧問先担当者のスタッフアカウントを作成するとスタッフ管理画面に情報が表示されます。
顧問先担当者に事業所アカウントをお知らせする方法は以下の2通りあります。
- アカウント通知書を発行する
-
メールでアカウント情報を送信する
アカウント通知書を発行する
- 通知書のアイコン
をクリックするとアカウント通知書が表示されます。
- 通知書のアイコン
- エクスポートアイコン
からPDFファイルをエクスポートしメールに添付してお知らせする、もしくは印刷アイコン
をクリックし通知書を印刷してお渡しください。
メールでアカウント情報を送信する
- 送信のアイコン
をクリックすると「スタッフ管理 ログインURLメール送信」フォームが表示されます。
- 送信ボタンをクリックすると、登録されたメールアドレス宛にメールが送信されます。※メール文は定型のため変更できません。
仮パスワードの再発行方法
アカウント通知書の発行およびメール送信は仮パスワードが有効の場合のみ利用できます。一度顧問先担当者がログインしてパスワード変更すると利用できなくなります。再度アカウントをお知らせする場合は変更をクリックし仮パスワードの再発行をおこないます。
※顧問先の「管理者」権限を持つスタッフがパスワードを忘れてログインできない場合も、仮パスワードの「再発行」を「保存」し、アカウント通知書を再発行してください。
社労士事務所ページから顧問先事業所ページにログインする
■画面ヘッダーに表示されている事業所ログインアイコンからログインする
■顧問先事業所アカウント管理画面から顧問先事業所ページにログインする
事業所情報＞顧客管理＞顧問先管理から右上「事業所ログイン」をクリックすると、顧問先事業所ページが表示されます。
■事業所一覧画面から顧問先事業所ページにログインする
▶事業所一覧画面で該当事業所の「事業所ID名称」または「アクセスキー」をクリックしすると、顧問先事業所ページが表示されます。「事業所ID名称」「アクセスキー」は▶事業所一覧画面の表示設定より表示項目として設定できます。
※社労士事務所スタッフが顧問先事業所ページにログインしている場合は、入退社連絡・勤怠連絡などの一部機能の利用が制限されます。
社労士事務所ページから顧問先事業所ページにログインした場合の機能制限
社労士事務所スタッフが社労士事務所ページから顧問先事業所ページにログインしている場合、顧問先担当者向けの一部機能は利用できません。
入社連絡・退社連絡や勤怠連絡などの各種連絡機能では、「連絡登録」ボタンなどが表示されず、顧問先事業所ページから社労士事務所ページへの連絡登録はおこなえません。
各種連絡機能は、顧問先担当者が顧問先事業所ページにログインして情報を登録し、社労士事務所へ連絡することを想定した機能です。
また、共有ファイル画面での登録・編集・削除など、顧問先事業所ページにおけるデータの登録・編集に関する一部機能も制限されます。
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