事業所情報の顧客管理項目の入力についてご案内します。顧客管理項目では、顧問先に関する顧問契約の経緯や締結日、企業理念などの情報や、担当者、労務管理に関する情報を登録し、事務所内の情報共有に役立てられます。
目次
・顧客管理項目の入力
・顧客管理項目の説明
┗事業所内管理項目
顧客管理項目の入力
事業所情報画面の顧客管理タブを表示します。
右上の「編集」をクリックして各項目を入力します。「保存」をクリックすると入力内容が保存されます。
顧客管理項目の説明
| 項目名 | 説明 | |
|---|---|---|
| 顧客情報 | 顧客管理コード |
顧客管理を事業所名ではなくコードで管理するために利用する項目です。番号やアルファベットなどを組み合わせたコードを設定できます。 |
| 提供サービス | 顧問先に提供しているサービス内容をプルダウンから選択します。 | |
| 顧問契約に至った経緯 | 顧問契約に至った経緯をプルダウンから選択します。該当する選択肢がない場合は「その他」を選択して手入力します。 | |
| 顧問契約締結日 | 顧問契約締結日を入力します。カレンダーアイコンから選択または、年月日をそれぞれプルダウンから選択します。 | |
| 企業ホームページURL | ホームページURLを入力します。 | |
| 企業理念 | 企業理念を入力します。 | |
| 顧問先担当者名 | 顧問先担当者を入力します。「顧問先担当者名」をクリックすると顧問先事業所ページでスタッフアカウントに登録されているスタッフ名からプルダウンで選択できます。 | |
| 顧問先担当者Eメールアドレス | 顧問先担当者のメールアドレスを入力します。 | |
| 主たるコミュニケーション・連絡方法 | 顧問先とのコミュニケーション・連絡方法を選択します。複数選択可能です。「チャット」を選択した場合は利用チャットのURLを登録することが可能です。 | |
| 社労士事務所連絡先電話番号 | 社労士事務所の担当者電話番号を入力します。 | |
| 決算 | 決算月 | 基本情報で登録した決算月が表示されます。変更する場合は基本情報タブにて編集します。 |
| 決算書 | 保管添付書類で添付ファイル属性「顧客管理決算書」が選択されている書類を表示します。 | |
| 顧問 | 年間顧問料 | 年間顧問料を半角数字で入力します。 |
| 月額顧問料 | 月額顧問料を半角数字で入力します。 | |
| 顧問契約書 | 保管添付書類で添付ファイル属性「顧客管理顧問契約書」が選択されている書類を表示します。 | |
| ソフト・ツール | 勤怠集計 | 勤怠集計をおこなう担当を選択します。 |
| 勤怠ソフト/ツール | 顧問先が利用している勤怠ソフト、ツールをプルダウンから選択します。プルダウンには▶その他ソフト/ツール設定で登録されている項目を表示します。 | |
| 給与計算実施者 | 給与計算実施者を選択します。 | |
| 給与計算ソフト/ツール | 顧問先が利用している給与計算ソフト、ツールをプルダウンから選択します。プルダウンには▶その他ソフト/ツール設定で登録されている項目を表示します。 | |
| 手書き届出業務依頼方法 | 手書き対応する届出業務の依頼方法を選択します。その他ソフト/ツール設定を選択した場合はプルダウンからソフト名やツール名を選択します。プルダウンには▶その他ソフト/ツール設定で登録されている項目を表示します。 | |
| 手書き届出控書類納品方法 | 手書き対応する届出業務の控え書類を納品する方法を選択します。その他ソフト/ツール設定を選択した場合はプルダウンからソフト名やツール名を選択します。プルダウンには▶その他ソフト/ツール設定で登録されている項目を表示します。 | |
事務所内管理項目
社労士事務所内で顧問先に関連した情報を管理するために利用できる項目です。担当者の記録・管理用としてだけではなく、顧問先の特徴や事務所内で共有しておきたい情報などを入力することで、顧問先訪問時や担当者引き継ぎ時などの確認事項としてお役立ていただけます。
【担当者の設定】
編集モードで「担当者1」「担当者2」「担当者3」をそれぞれクリックすると担当者設定フォームが表示されます。
事務所スタッフ一覧に登録されているスタッフからプルダウンで選択できます。
【訪問頻度】
訪問頻度を選択します。その他を選んだ場合は右側に任意の文字を入力できます。
【事務所内管理項目テキスト1～6について】
以下の項目は、事務所内管理項目テキストとして項目名を任意に設定して、管理項目として自由にご利用いただけます。
・過去の失敗・成功・問題解決事例
・過去の行政指導内容
・顧問先担当者の人柄
・気をつけること
・過去の助成金受給実績
・その他メモ
項目名をそれぞれクリックするとテキストの見出し入力フォームが表示されます。管理項目として設定したい見出しを入力し、OKをクリックすると項目名が変更されます。
項目名下の枠内に共有しておきたい情報を入力してご活用ください。
【担当者記録】
担当者記録では、担当者履歴として担当した期間の開始年月と終了年月を記録しておくことができます。
この機能は閲覧モードの時のみ利用できます。
※担当者1～3の項目とは連動していません。担当者履歴の記録は担当者記録フォームよりご入力ください。
「担当者記録」ボタンをクリックすると担当者記録フォームが表示されます。
「□新たに記録に追加する担当者情報を入力する」にチェックを入れて記録を入力します。担当者区分を選択後、担当スタッフ名、期間開始年月、期間終了年月を入力して「保存」をクリックします。
担当者情報の記録を削除する場合は、リスト左の削除を選択し、保存をクリックすると削除されます。
【顧問契約解除】
顧問契約解除は顧問契約を解除し、今後情報の授受や手続きなどをおこなわない顧問先について、解除設定をしておくことで情報は保管したまま事業所一覧画面から非表示にできる機能です。
※顧問契約解除設定をした事業所は、事業所一覧の表示設定から顧問契約解除一覧を選択することで確認できます。
この機能は閲覧モードの時のみ利用できます。
「顧問契約解除」ボタンをクリックすると顧問契約解除設定フォームが表示されます。
「□（事業所名）を顧問契約から解除します。」にチェックを入れて「保存」をクリックします。
※顧問契約解除の注意点※
- 顧問契約を解除すると対象事業所データは非表示となり参照・更新等の操作がおこなえません。
- 顧問契約解除設定すると事業所データは非表示になりますが、データ自体は保存されている状態です。データ自体を削除する場合は、事業所一覧画面の表示設定から顧問契約解除データを表示させ、削除ボタンをクリックします。
- 顧問契約解除設定後もデータは保存されている状態のため、従業員登録人数にカウントされます。
- 契約解除後、顧問契約を再開するなど、事業所データを再利用したい場合は、解除の取消をすることで事業所データを表示して利用できます。事業所一覧画面の表示設定から顧問契約解除データを表示させ、解除取消ボタンをクリックします。