「台帳」「Cells給与」のデータを取り込んで新規事業所を作成する方法

弊社ソフト「台帳」「Cells給与」をご利用の場合、各ソフトの登録データを取り込んでFORROUに新規事業所を作成できます。操作方法についてご案内します。

目次

• 「台帳」「Cells給与」から取り込めるデータ項目について
• データの準備
  • ①取り込みできるデータ種類
  • ②データの保存場所の確認方法
  • ③登録データの事前チェック項目
• データの取り込み方法
• データ取り込み後の確認事項
• データ取り込み後の注意点

「台帳」「Cells給与」から取り込めるデータ項目について

「台帳」「Cells給与」からデータを取り込んで事業所を作成する際、取り込みできる項目については▶項目一覧表をご確認ください。

データの準備

事業所作成後は追加でデータ取込することができないため、事前に取り込むデータの準備や確認をしておきましょう。

①取り込みできるデータ種類

新規事業所作成時に「台帳」「Cells給与」から取り込めるデータ種類は以下の通りです。

②データの保存場所の確認方法

以下のファイルが保存されている場所を確認しておきます。必要に応じてデータをコピーして1つのフォルダにまとめておくと、取り込み時に保存場所からデータを選択する際に便利です。

「台帳」からのファイル取り込み方法については▶FORROU簡易設定ガイド(「台帳」ご利用の方向け)もご活用ください。

「台帳」事業所ファイル(事業所名da.xls)

デスクトップ上にある台帳アイコンを右クリックしてプロパティを開き、「ファイルの場所を開く」をクリックします。開いたフォームの中に取り込みたい「事業所名da.xls」があることを確認しておきます。

マイナンバーファイル(xlsx形式)

マイナンバーはCellsドライブに保存されているため、取り込むためには事前に「台帳」からデータファイルとして出力が必要です。個人情報＞マイナンバー一覧登録からファイル出力機能で準備します。詳細は▶Cellsドライブに登録したマイナンバーの一覧を出力する方法 をご覧ください。

「Cells給与」事業所ファイル(事業所名kk.xls)

デスクトップ上にあるCells給与アイコンを右クリックしてプロパティを開き、「ファイルの場所を開く」をクリックします。開いたフォームの中に取り込みたい「事業所名kk.xls」があることを確認しておきます。

全銀協ファイル(事業所名gn.xls)

デスクトップ上にあるCells給与アイコンを右クリックしてプロパティを開き、「ファイルの場所を開く」をクリックします。開いたフォームの中にある「全銀保存」フォルダを開きます。取り込みたい「事業所名gn.xls」があることを確認しておきます。※全銀協フォーマット未作成の場合は「事業所名gn.xls」はありません。

③登録データの事前チェック項目

取込前に以下の項目が正しく登録されているかを確認してください。登録がないデータや正常に登録されていないデータは取り込みできない場合があります。それぞれ「台帳」「Cells給与」を起動し、事業所を開いた画面で確認します。

「台帳」事業所ファイル(事業所名da.xls)の確認点

1. 会社情報＞基本データタブ：会社名、会社名フリガナ、郵便番号
   ⇒ 会社名、会社名フリガナは取込時の必須項目です。
   ⇒ 所在地、市区郡名は郵便番号により自動判別するため入力が必要です。
   
    
2. 会社情報＞労働保険タブ：事業所名称
   ⇒ 事業所名称に登録がない場合は労働保険タブの情報が取り込めません。
   
    
3. 個人情報：社員No、氏名、郵便番号
   ⇒ 台帳のみにデータがある従業員の場合、台帳上での社員Noは取込時の必須項目です。社員Noの登録がない従業員は取り込めません。
   ⇒ 住所、市区郡名は郵便番号により自動判別するため入力が必要です。
   ⇒ 氏名は両方の入力が取り込み上必須です。「氏」のデータのみの場合は、便宜上「名」のデータを入力頂きご対応ください。
   
    

「Cells給与」事業所ファイル(事業所名kk.xls)の確認点

1. 基本項目＞会社情報タブ：会社名、フリガナ、郵便番号
   ⇒ 会社名、フリガナは取込時の必須項目です。
   ⇒ 所在地、市区郡名は郵便番号により自動判別するため入力が必要です。
   
    
2. 個人情報：氏名、郵便番号
   ⇒ Cells給与のデータを取り込む場合は、氏と名の間にスペースが必要です。氏名にスペースがない従業員は取り込めません。
   
    

台帳・Cells給与の両方から取り込む場合の確認点

Cells給与＞個人情報＞台帳情報＞台帳Noと氏名のチェックで不一致データを確認します。台帳Noが不一致の場合や台帳Noが未登録の場合は▶こちらをご参考に台帳Noを設定してください。

＜台帳とCells給与に登録されている従業員情報が台帳Noを含めて一致している場合＞
「読込」をクリックすると「Cells給与に登録されている台帳Noはすべて台帳データとー致しています。」とメッセージが表示されます。

＜Cells給与の従業員情報に登録されている台帳Noが台帳と不一致もしくは未登録の場合＞
「読込」をクリックすると「台帳データと不一致または「未登録」のデータは「〇」件です。」とメッセージが表示されます。

メッセージウィンドウを閉じ、▶こちらをご参考に台帳Noを設定します。

データの取り込み方法

データの取り込みは事業所ごとに以下の手順でおこないます。

手順1．セルズソフトからの移行処理画面を表示する

• FORROUホームメニューにある「＋事業所追加」をクリックします。
  
  
  事業所一覧画面右上＞ 「＋事業所を追加する」からも進めます。
  
  
   
• 新規事業所データ作成フォームが表示されます。フォーム右上に表示される「セルズソフトから事業所作成する」をクリックします。
  
   
• 移行処理画面が表示されます。
   

手順2．所在地都道府県を選択する

所在地都道府県は必須項目です。プルダウンから該当所在地を選択します。

手順3．取り込むデータファイルを選択する

1. 取り込みたいファイルの右側にある「追加する」をクリックします。「ファイル追加」フォームが表示されます。枠内にファイルをドロップ、もしくはクリックして参照フォームからファイルを選択します。
   
    
2. ファイル名、ファイルサイズが表示されていることを確認し、「OK」をクリックします。
   
    
3. ファイルが登録されていることを確認します。
   
    
4. 取り込みたいデータごとに上記操作を繰り返します。

※マイナンバーファイルと全銀協ファイルは単独では取り込めません。下記の組み合わせで取込必須です。

• 台帳事業所ファイル＋マイナンバーファイル
• Cells給与事業所ファイル＋全銀協ファイル

手順4．アクセス制限するスタッフを選択する

▶事務所スタッフの招待で権限を一般に設定したスタッフのうち、作成する事業所のアクセス制限を設ける場合は下部に表示されるリストから選択します。(ユーザーの種類(権限)が管理者のみリストが表示されます。)

権限を一般に設定されたスタッフアカウントがない場合はリストは表示されません。手順5の操作に進んでください。

手順5．取込設定を選択する

1. 画面右上の「取込設定」をクリックし、「取込設定」フォームを開きます。
   
    
2. 取り込みをするうえでの優先設定やデータがない(空欄)の場合の設定を選択します。選択設定後は「OK」で閉じます。
   
    

取込設定では以下の項目を設定できます。

手順6．取り込みを実行する

1. 画面右上の「取込」をクリックし、取り込みを実行します。
   
   
    
2. 取込結果が表示されるので、確認します。
   取込結果：会社名・会社名(アプリ表示名)・従業員新規取込 〇件・マイナンバー登録　〇件・全銀協フォーマット 〇件(全銀協フォーマット取込時のみ表示)
   ※台帳ファイルを選択している場合は、台帳会社名・台帳会社名(アプリ名)を優先して表示します。
   
    
3. 作成した事業所を開いて確認や編集をする場合は、「作成した事業所を開く」をクリックします。事業所を開かず別の操作をする場合は「OK」で閉じます。

データ取り込み後の確認事項

取込後は事業所画面を開いて以下の通りデータの確認をしてください。

• ▶事業所情報と▶従業員情報を表示し、編集モードにします。FORROUのチェック機能によりエラーデータがある場合は、赤くメッセージ表示されるので、エラー項目を各タブで修正します。
• データ取込によって事業所作成をした場合は、元となるデータの登録方法によってはFORROUの入力規則に適合していない従業員情報が登録され、その後の操作に影響が出る場合があります。一括編集機能に対応している項目は、▶従業員情報一括編集機能で全従業員のデータを出力し、そのまま取り込むことで、入力規則に適していない不正データを確認できますのでご活用ください。
• 事業所情報＞基本情報タブの下部にある▶給与計算規定の設定をおこないます。(例：「1月分給与計算期間」項目等)
• FORROU固有の給与項目については、新規事業所作成時はFORROUのデフォルト設定が入ります。▶給与マスタより適宜登録します。
• 電子申請に必要な項目として、事業所情報＞▶基本情報タブ＞「法人番号」「法人格」「法人格前後区分」及び「代表者情報」欄などを確認します。詳細は▶電子申請に必要な情報も併せてご確認ください。

データ取り込み後の注意点

台帳、Cells給与ともに事業所名da.xlsや事業所名kk.xlsにデータのない項目は空欄で表示されます。FORROU固有の項目と併せて、取込完了後に設定をお願いします。その他、注意点等について下記ご確認ください。

従業員情報の並び順

従業員情報は以下の並び順で登録されます。

• 台帳：個人情報の並び順　　
• Cells給与：個人情報の並び順　
• 台帳・Cells 給与両方：Cells給与個人情報の並び順の後ろに、台帳のみ登録のある個人情報の並び順

社会保険料の料率パターン

社会保険料の料率パターン設定は、取り込み時に選択した「所在地都道府県」の協会けんぽの料率が登録されます。協会けんぽ以外の場合は、取込後に事業所情報＞▶社会保険タブの社会保険料率端数パターン設定を変更してください。

その他台帳から取り込み時の注意点

• 台帳のみにデータがある従業員の場合、社員Noの登録がない従業員は取り込みができません。
• 国民健康保険組合の被保険者（医師国保）など従前の健保標準報酬の登録がない場合は改定履歴は登録されません。
• 二以上勤務者・国保組合の場合の改定年月は「取込設定」で設定した改定年月とします。

その他Cells給与から取り込み時の注意点

• 手当や控除項目は取り込みますが、Cells給与で作成されている計算式の設定は取り込みません。(FORROUで改めて▶計算式作成が必要です。)
• 給与マスタの手当項目「非課税手当」「労保対象外」「社保対象外」の設定は取り込まれません。取り込み後に▶手当項目・控除項目の設定をおこなってください。
• 通勤課税、通勤非課税は固定の通勤手当として設定されます。
• 標準報酬月額の改定年月は「取込設定」で設定した改定年月を登録します。
• 全銀協ファイルの銀行コード・支店コードの頭が0から始まる場合、0を省略すると取り込めません。(銀行コード・支店コードが一致する場合のみ取り込みます。)
• 特定の従業員で振込情報を2つ以上もつ場合であっても、全銀協データのうち個人情報の社員Noと顧客Noが一致する銀行情報1つのみ取り込めます。

台帳とCells給与の両データを取り込む際の注意点

台帳、Cells給与両方から取り込みをする場合、以下の項目はどちらのデータを優先させるか選択できます。(※ただし、いずれか一方のデータで郵便番号が設定されていない場合は、郵便番号が設定されているデータを自動で優先して取り込みます。)

• 部署マスタ⇒ Cells給与の部門/ Cells給与の部課 / 台帳の所属 / 取り込まない　のいずれか
• 住所⇒ 台帳を優先 / Cells給与を優先　のいずれか

取込設定の内容は顧客管理タブに自動登録

取込設定の内容が事業所情報の▶顧客管理タブに自動で登録されます。

【移行処理取込設定】

改定年月：[取込設定画面_改定年月]　

部署マスタ：[取込設定画面_部署マスタ]　

給与支給形態：[取込設定画面_給与支給形態]　

雇用形態：[取込設定画面_雇用形態]　

住所の優先設定：[取込設定画面_住所の優先設定]