給与・賞与のCSVデータを取り込む方法についてご案内します。
目次
・取り込み時の注意点
・事前準備
- 取り込み前のマスタ設定
- 取り込むCSVデータを準備する
- 「Cells給与」からCSVデータを出力する
・給与・賞与取込画面を表示する
・給与・賞与取込の操作手順
取り込み時の注意点
有給残日数について
有給残日数はCSV給与データ取り込み項目に含まれません。CSVデータ取込みの際、有給日数を、従業員情報の有給残日数から引くようソフトで自動計算しています。
有給残日数を正確に表示させるためには・・・
1月給与計算前の有給残日数を従業員情報に入力後、1月分のCSVデータから順番に取り込んでください。また、有給付与の月の取込前に、該当従業員の残日数を変更してください。
課税累計について
課税累計はCSV給与データ取り込み項目に含まれません。CSVデータ取込みの際、課税累計を、ソフトで自動計算しています。
課税累計を正確に表示させるためには・・・
1月分のCSVデータから順番に取り込んでください。
有給残日数と課税累計の非表示設定
有給残日数、課税累計は非表示設定にすることも可能です。操作方法は下記サポートサイトをご覧ください。
▶支給控除一覧表「非表示項目を設定する」
▶明細書「 非表示項目を設定する」
取り込み可能年月について
- 取込み可能な給与・賞与データは平成30年(2018年)12月分以降に限られます。
- 協会けんぽ以外の料率パターンでは適用開始月以前の給与・賞与データは取り込めません。
事前準備
取り込み前のマスタ設定
給与マスタで、あらかじめ勤怠項目、手当控除項目名、給与計算規定等を設定します。
▶勤怠項目の設定方法
▶既定項目の確認・名称の変更方法
▶手当項目・控除項目の設定方法
▶給与計算規定および端数・起算月の設定方法
取り込み可能なCSVデータを準備する
- 項目名が行に表示されているデータをご用意ください。(項目名が列の場合は取り込みできません。)
CSVデータのデータ途中の空白の行列は削除しておくと取り込みやすいですが、空白行列がある場合でも操作手順「④紐づけ処理」で調整が可能です。 - 下記の7つの必須項目を含んだデータをご用意ください。
【必須項目】
- 従業員No
- 姓
- 総支給額
- 社会保険計
- 源泉所得税
- 控除合計
- 差引支給額
「Cells給与」からCSVデータを出力する
弊社ソフト「 Cells給与」から各月の給与データをCSVデータ出力し、FORROUへ各月ごとに取り込むことができます。「Cells給与」でのCSVデータ出力方法は▶こちらをご覧ください。
給与・賞与取込画面を表示する
▶事業所一覧＞給与賞与取込を選択します。
給与・賞与取込の操作手順
給与・賞与取込画面で下記①～⑤の項目を設定します。
①事業所選択
事業所名を選択します。「給与」「賞与」のどちらを取り込むか選択します。で進みます。
②設定
従業員紐付けのための項目やCSVデータの読込形式を選択します。で進みます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 従業員紐づけ | 登録済みの従業員情報と取込データを結びつけるキーをプルダウンから選択します。外部システムキーは従業員NO以外で従業員を紐付けるキーとして▶従業員情報＞基本情報で設定します。 ※「前ゼロを省略して紐づけ」にチェックを入れると、「000001」の従業員Noは「1」として紐づけられます。 |
| 給与ソフト | ユーザー定義を選択します。 |
| 区切り形式 | CSVデータの形式が カンマ区切り / タブ(テキスト) 区切り のいずれかを選択します。 |
| ヘッダ項目 | CSVデータ上で項目名の表示されている行を選択します。 (※Cells給与から出力したCSVデータ取込の際は、ヘッダ項目は7行目を設定してください。) |
| データ行開始 | CSVデータ上で取り込みデータが表示されている最初の行を選択します。(空白行はカウントしません。) (※Cells給与から出力したCSVデータ取込の際は、データ行開始は8行目以降を設定してください。) |
| 最終行にデータ以外の行がある場合その行数 | 取込データとは関係のないデータの総行数を選択します。(最大9行までしか選択できません) |
③取込
取込ファイルを選択し、給与規定グループ等を選択します。で進みます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 取込ファイル | 「ファイルの選択」からCSVデータを選択します。 |
| ファイルの文字コード | 選択したファイル内容をもとに自動で表示します。文字コードが異なる場合はプルダウンから選択します。 (※Cells給与から出力したCSVデータ取込の際は「Shift-JIS」を選択します。) |
| 給与規定グループ | それぞれ選択します。(必須項目) |
| 年月日/支払日 | CSVデータ上で項目名の表示されている行を選択します。 |
| 給与名称 | 任意の名称を入力します。未設定の場合は、既定の名称(元号〇年〇月分給与)が設定されます。 |
※「協会けんぽ以外」の料率パターンを設定されている事業所の場合は、適用開始年月より以前の給与・賞与データの取込みはできません。適用開始年月の整合性が取れる▶料率パターンを新規でご登録いただき、一時的に事業所情報＞社会保険＞料率端数パターン変更より変更後、再度操作をお願いいたします。
④紐づけ処理
CSVデータ上の個人情報や勤怠手当項目の名称の紐づけ操作をおこないます
A 取込ファイルヘッダ項目
給与CSVデータ上のヘッダ項目名がリストで表示されます。ピンク色表示は既に、FORROUの設定項目と紐づけ完了済みの項目です。
※「紐づけ処理済を非表示」にチェックを入れると、紐づけ未完了の項目だけを表示します。
B FORROUの給与関連項目
項目グループは6つあります。□を選択すると、各項目名が表示されるので、下記の手順で紐づけをおこないます。
・従業員No/姓名
・手当項目
・控除項目
・勤怠項目
・既定項目
・その他
- まずは必須項目の「従業員No」「姓」の紐づけをおこないます。左側のリストから項目名を選択し、
をクリックして登録していきます。
- 手当控除項目、勤怠項目、既定項目、その他項目を順に紐づけをおこなっていきます。
※紐づけを解除する場合は、をクリックします。
- 紐づけ完了後「保存」をクリックし、紐付けした設定内容を保存します。「次へ」で「⑤確認」へ進みます。「給与マスタ」をクリックすると、給与マスタ変更フォームから編集ができます。
少なくとも下記7つの【必須項目】の紐づけを完了していれば、取込をおこなうことができます。
・従業員No
・姓
・総支給額
・社会保険計
・源泉所得税
・控除合計
・差引支給額
⑤確認
取込データを確認しをクリックします。全項目表示/簡易表示で表示項目の切替が可能です。
※「削除」欄について
取込データとFORROUの従業員情報で一致するデータがない場合、自動で削除欄にチェックが入ります。必要に応じて「従業員登録」から従業員情報を新規登録し、取込対象に設定します。取込不要なデータは削除欄にチェックを入れることで、取込除外します。
【従業員登録の方法】
- 従業員情報に未登録のデータがCSVデータに含まれる場合は、赤文字で従業員No、氏名が表示されます。従業員情報に登録する場合は「従業員登録」をクリックします。
- 「従業員登録」フォームが開きます。従業員情報要確認データ欄で取り込みたいデータをクリックします。自動反映される箇所以外を手入力し「作成」をクリックすると登録されます。
上記①～⑤の操作完了後、給与・賞与＞登録一覧より、取込みが完了していることを確認します。CSV取込をおこなった給与・賞与データの状態はとなります。