給与・賞与のCSVデータを取り込む方法についてご案内します。
目次
・取り込み時の注意点
・事前準備
┣取り込み前のマスタ設定
┣取り込み可能なCSVデータを準備する
┗「Cells給与」からCSVデータを出力する
・給与・賞与取込画面を表示する
・給与・賞与取込の操作手順
┣①事業所選択
┣②設定
┣③取込
┣④紐付け処理
┣⑤確認
┣「削除」欄について(姓名が赤表示される場合)
┗(計算)項目が赤色背景で表示される場合
取り込み時の注意点
有給残日数について
有給残日数はCSV給与データ取り込み項目に含まれません。CSVデータ取込みの際、有給日数を従業員情報の有給残日数から引くようソフトで自動計算しています。
有給残日数を正確に表示させるためには・・・
過去のデータから順に取り込む必要があります。
(例)1月分給与以降をFORROUに取り込む場合
1月給与計算前の有給残日数を従業員情報に入力後、1月分のCSVデータから順番に取り込みます。また、有給付与月には、取込前に該当従業員情報の残日数を変更しておきます。
課税累計について
課税累計はCSV給与データ取り込み項目に含まれません。CSVデータ取込時に「課税計」を取り込むことで、「▶年末調整の起算月」で設定されている月を起算月として年間の課税累計をソフトで自動計算します。
※取り込みをしたCSVデータに「課税計」が含まれていない場合は、課税累計を集計することができません。
課税累計を正確に表示させるためには・・・
1月支給分のCSVデータから順番に取り込む必要があります。
扶養人数について
扶養人数はCSV給与データ取り込み項目に含まれません。従業員情報＞▶税・保険料等タブの「税扶養人数」をCSVデータ取込み時に参照し表示します。「扶養人数」はCSVデータ取込み後に明細入力画面から修正ができない項目のため、修正が必要な場合は、従業員情報の修正後にCSVデータの再取込にてご対応をお願いします。
有給残日数・課税累計・扶養人数の非表示設定
有給残日数、課税累計は非表示設定にすることも可能です。操作方法は下記サポートサイトをご覧ください。
▶支給控除一覧表「非表示項目を設定する」
▶明細書「 非表示項目を設定する」
取り込み可能年月について
- 取込み可能な給与・賞与データは平成30年(2018年)12月分以降に限られます。
- 協会けんぽ以外の料率パターンでは適用開始月以前の給与・賞与データは取り込めません。
事前準備
取り込み前のマスタ設定
- 給与マスタの勤怠項目・手当控除項目名、事業所情報の給与計算規定等を設定します。
▶勤怠項目の設定方法
▶既定項目の確認・名称の変更方法
▶手当項目・控除項目の設定方法
▶給与計算規定および端数・起算月の設定方法
※特に「給与計算規定」「端数・起算月設定」は給与データの管理や、電子申請データ作成に深く関与するため、▶こちらをご参考に必ず設定内容をご確認ください。
- 給与マスタ＞係数単価タブの「基礎日数」「基礎時間」は入力必須項目のため事前に登録をおこないます。
- 給与マスタの設定後に従業員情報を設定します。給与・賞与データには取込時の従業員情報が一部保持されます。
▶従業員情報の登録方法
▶従業員情報の入力内容について
取り込み可能なCSVデータを準備する
- 項目名が行に表示されているデータをご用意ください。(項目名が列の場合は取り込みできません。)
CSVデータのデータ途中の空白の行列は削除しておくと取り込みやすいですが、空白行列がある場合でも操作手順「④紐づけ処理」で調整が可能です。
- 下記の必須項目を含んだデータをご用意ください。
【必須項目】
通常取り込み 総支給額のみ取り込み ・従業員No
・姓
・総支給額
・社会保険計
・源泉所得税
・控除合計
・差引支給額
※年末調整計算をおこなう場合や、課税累計を集計する場合は、「課税計」の取り込みが必要です。※給与CSVデータ取り込み後に、翌月支給の賞与計算をおこなう場合は「課税対象額」の取り込みが必要です。賞与計算時の源泉所得税の計算で、前月課税給与額として参照します。
※「労働保険対象額」「社会保険対象額」は、給与マスタ＞▶手当控除タブの支給手当項目の「労保対象外」「社保対象外」チェックをもとに、取り込み時に自動集計します。
・従業員No
・姓
・総支給額
※総支給額のみを取り込んだ場合は、総支給額を「労働保険対象額」「社会保険対象額」として登録します。※総支給額のみを取り込んだ場合は、「課税計」「課税対象額」は登録されないため、FORROUで年末調整計算や次月の賞与計算をおこなう場合は通常取り込みにて「課税計」「課税対象額」の取り込みをします。
※総支給額のみ取り込みでは、勤怠データは取り込みできません。出勤日数等の取り込みが必要な場合は、通常取り込みにて対応します。
「Cells給与」からCSVデータを出力する
弊社ソフト「 Cells給与」から各月の給与データをCSVデータ出力し、FORROUへ各月ごとに取り込むことができます。「Cells給与」でのCSVデータ出力方法は▶こちらをご覧ください。
給与・賞与取込画面を表示する
▶事業所一覧＞給与賞与取込を選択します。
給与・賞与取込の操作手順
給与・賞与取込画面で下記①～⑤の項目を設定します。
①事業所選択
事業所名を選択します。「給与」「賞与」のどちらを取り込むか選択します。で進みます。
②設定
従業員紐付けのための項目やCSVデータの読込形式を選択します。で進みます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 従業員紐づけ | 登録済みの従業員情報と取込データを結びつけるキーをプルダウンから選択します。外部システムキーは従業員NO以外で従業員を紐付けるキーとして▶従業員情報＞基本情報で設定します。 ※「前ゼロを省略して紐づけ」にチェックを入れると、従業員No「1」と「000001」を同一者としてデータの紐づけができます。 |
| 区切り形式 | CSVデータの形式が カンマ区切り / タブ(テキスト) 区切り のいずれかを選択します。 |
| ヘッダ項目 | CSVデータ上で項目名の表示されている行を選択します。 (※Cells給与から出力したCSVデータ取込の際は、ヘッダ項目は7行目を設定してください。) |
| データ行開始 | CSVデータ上で取り込みデータが表示されている最初の行を選択します。(空白行はカウントしません。) (※Cells給与から出力したCSVデータ取込の際は、データ行開始は8行目以降を設定してください。) |
| 最終行にデータ以外の行がある場合その行数 | 取込データとは関係のないデータの総行数を選択します。(最大9行まで選択できます) |
| 総支給額のみ取り込む | チェックを入れると総支給額のみを取り込みます。 |
③取込
取込ファイルを選択し、給与規定グループ等を選択します。で進みます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 取込ファイル | 「ファイルの選択」からCSVデータを選択します。 |
| ファイルの文字コード | 選択したファイル内容をもとに自動で表示します。文字コードが異なる場合はプルダウンから選択します。 (※Cells給与から出力したCSVデータ取込の際は「Shift-JIS」を選択します。) |
| 給与規定グループ | 該当のグループを選択します。 |
| 年月日/支払日 | CSVデータ上で項目名の表示されている行を選択します。 |
| 給与名称 | 任意の名称を入力します。未設定の場合は、既定の名称(元号〇年〇月分給与)が設定されます。 |
※「協会けんぽ以外」の料率パターンを設定されている事業所の場合は、適用開始年月より以前の給与・賞与データの取込みはできません。適用開始年月の整合性が取れる▶料率パターンを新規でご登録いただき、一時的に事業所情報＞社会保険＞料率端数パターン変更より変更後、再度操作をお願いいたします。
④紐づけ処理
CSVデータ上の個人情報や勤怠手当項目の名称の紐づけ操作をおこないます
A 取込ファイルヘッダ項目
給与CSVデータ上のヘッダ項目名がリストで表示されます。ピンク色表示は既に、FORROUの設定項目と紐づけ完了済みの項目です。
※「紐づけ処理済を非表示」にチェックを入れると、紐づけ未完了の項目だけを表示します。
B FORROUの給与関連項目
項目グループは6つあります。□を選択すると、各項目名が表示されるので、下記の手順で紐づけをおこないます。
・従業員No/姓名
・手当項目
・控除項目
・勤怠項目
・既定項目
・その他
- まずは必須項目の「従業員No」「姓」の紐づけをおこないます。左側のリストから項目名を選択し、
をクリックして登録していきます。
- 手当控除項目、勤怠項目、既定項目、その他項目を順に紐づけをおこなっていきます。チェックボックスにチェックを入れ各項目を表示します。
左側のリストから項目名を選択しをクリックして右側のリストに登録します。
※紐づけを解除する場合は、をクリックします。
※手当項目欄、控除項目欄では、「減算」にチェックを入れると、プラス(マイナス)の数値データをマイナス(プラス)値に変換して取り込みます。
- 紐づけ完了後「保存」をクリックし、紐付けした設定内容を保存します。「次へ」で「⑤確認」へ進みます。「給与マスタ」をクリックすると、給与マスタ変更フォームから編集ができます。
少なくとも下記7つの【必須項目】の紐づけを完了していれば、取込をおこなうことができます。
・従業員No
・姓
・総支給額
・社会保険計
・源泉所得税
・控除合計
・差引支給額
「②設定」画面で「総支給額のみ取り込む」を選択している場合は、下記3つが【必須項目】です。
・従業員No
・姓
・総支給額
⑤確認
取込データを確認しをクリックします。全項目表示/簡易表示で表示項目の切替が可能です。
「削除」欄について(姓名が赤表示される場合)
取込データとFORROUの従業員情報に登録されている姓名と従業員No(外部システムキー)が一致しないデータには、自動で削除欄にチェックが入り、黄色背景、姓名赤文字で表示されます。
【姓名のみ赤字で表示される場合】
取込データの従業員No(外部システムキー)が従業員情報に登録されており、姓名が不一致の場合は従業員Noが黒字、姓名が赤字で表示されます。氏名変更などで姓名のみ不一致の場合は、削除欄のチェックを外すことでデータを取り込むができます。(姓名は従業員情報の登録内容が優先されます)
【従業員Noと姓名が赤字で表示される場合】
取込データの従業員No(外部システムキー)が従業員情報に登録されていない場合は、従業員Noと姓名が赤字で表示されます。従業員情報が未登録の場合は、「従業員登録」から従業員情報を新規登録することで取込対象になります。取込不要なデータは削除欄のチェックを入れたままにすることで、該当データを除外して取り込みができます。
【従業員登録の方法】
- 従業員情報に未登録のデータがCSVデータに含まれる場合は、赤文字で従業員No、氏名が表示されます。従業員情報に登録する場合は「従業員登録」をクリックします。
- 「従業員登録」フォームが開きます。従業員情報要確認データ欄で取り込みたいデータをクリックします。自動反映される箇所以外を手入力し「作成」をクリックすると登録されます。
上記①～⑤の操作完了後、給与・賞与＞登録一覧より、取込みが完了していることを確認します。CSV取込をおこなった給与・賞与データの状態はとなります。
(計算)項目が赤色背景で表示される場合
「⑤確認」画面では一部項目についてソフトで自動計算をおこない、取り込み元のCSVデータと計算結果に不一致がある場合に赤色背景で表示します。自動計算をおこなう項目は「(計算)〇〇」と表示されます。全ての項目を確認する場合は「全項目表示」にて確認することができます。
簡易表示
全項目表示
内容を確認し、取り込み元のCSVデータの金額に問題がなければそのまま取り込みを完了して問題ありません。
ソフトでの自動計算の仕様は下記の通りです。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| (計算)課税計 | 課税手当項目の合計 (計算処理＞給与マスタ＞手当控除タブで非課税手当設定している項目を除く) |
| (計算)非課税計 | 非課税手当項目の合計 (計算処理＞給与マスタ＞手当控除タブで非課税手当設定している項目および非課税交通費の合計) |
| (計算)総支給額 | (計算)課税計+(計算)非課税計 |
| (計算)健康保険 |
従業員情報＞社保労保タブの下記の登録内容を元に算出 取込年月時点の改定履歴が存在しない場合や、取込年月時点で社会保険被保険者でない場合は0円で表示されます。 |
| (計算)介護保険 | |
| (計算)厚生年金 | |
| (計算)雇用保険 |
(労保対象手当＋通勤課税＋通勤非課税 ) × 雇用保険料率 従業員情報＞社保労保タブの「雇用保険取得年月日」「雇用保険番号」に登録がない場合は0円で表示されます。 |
| (計算)社会保険計 | (計算)健康保険+(計算)介護保険+(計算)厚生年金+(計算)雇用保険 |
| (計算)源泉所得税 | 源泉所得税(甲)は課税対象額((計算)課税計ー(計算)社会保険計)をもとにソフトで自動算出 |
| (計算)控除計 | (計算)社会保険計を除く控除額の合計 (控除項目、(計算)源泉所得税、住民税 他) |
| (計算)控除合計 | (計算)社会保険計+(計算)控除計 |
| (計算)差引支給額 | (計算)総支給額ー(計算)控除合計 |
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