電子申請後、交付された公文書を顧問先事業所ページに共有できます。共有方法をご案内します。
目次
・事業所アカウントを作成する
・公文書を共有する方法
・公文書が共有されているか確認する方法
・公文書の共有を解除する方法
・公文書を共有する際の注意点
事業所アカウントを作成する
顧問先側で公文書の確認をするために、あらかじめ顧問先事業所ページを準備します。
作成方法は▶事業所アカウントの作成方法をご覧ください。
公文書を共有する方法
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電子申請一覧画面を表示し、状況が「要ダウンロード」の手続きを確認します。公文書やコメント通知(ZIPファイル形式)が届いている場合は、「公文書」欄に「あり」と表示されます。
- 「あり」をクリックすると「申請データメッセージ」フォームが表示されます。「手続名」「受付番号」「申請先機関受付番号」をクリックした電子申請詳細画面のメッセージ欄でも確認ができます。公文書やメッセージの確認方法詳細は▶こちらをご確認ください。
- 共有のチェックボックスにチェックを入れます。
※▶事業所アカウントの作成方法で「電子申請公文書共有チェックボックス初期設定値」を「共有する」とした場合は、公文書ダウンロード後に自動で共有チェックボックスにチェックが入ります。
- 公文書ダウンロードアイコン
をクリック、もしくは「公文書一括ダウンロード」をクリックして公文書をダウンロードします。ダウンロードが完了すると手続状況が「終了」に変わり、公文書が自動で顧問先事業所ページに共有されます。
<手続状況「終了」の公文書を共有するには>
手続状況が「終了」となっている手続きの公文書についても、顧問先事業所ページに共有できます。該当手続きの「申請データメッセージ」フォームもしくは「電子申請詳細画面」を開き、共有チェックボックスにチェックを入れて「閉じる」ボタンをクリックすると、顧問先事業所ページに公文書が共有されます。
公文書が共有されているか確認する方法
社労士事務所ページから確認する方法
公文書を共有すると、電子申請一覧画面の「公文書」欄にアイコンが表示されます。
顧問先事業所ページにログインして確認する方法
顧問先事業所ページにログインし、電子申請公文書確認画面を表示し確認することもできます。下記いずれかの方法で顧問先事業所ページにログイン後、▶こちらの操作方法でご確認ください。
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顧問先事業所アカウント管理画面から顧問先事業所ページにログインする
事業所画面のサイドメニュー>顧問先管理を選択します。顧問先事業所アカウント管理画面が表示されるので、「事業所ログイン」をクリックすると、顧問先事業所ページが表示されます。
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事業所一覧画面から顧問先事業所ページにログインする
FORROUホーム画面(もしくはサイドメニュー)の▶事業所一覧をクリックし、事業所一覧画面を表示します。ログインする事業所の「事業所ID名称」または「アクセスキー」をクリックしすると、顧問先事業所ページが表示されます。※「事業所ID名称」「アクセスキー」は▶事業所一覧画面の表示設定より表示項目として設定できます。
公文書の共有を解除する方法
該当手続きの「申請データメッセージ」フォームもしくは「電子申請詳細画面」を開き、共有チェックボックスのチェックを外し「閉じる」ボタンをクリックすると、顧問先事業所ページへの共有が解除されます。
公文書を共有する際の注意点
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顧問先事業所のスタッフアカウント権限が「一般」の方は共有された公文書を閲覧できません。顧問先側で公文書を確認する方は、スタッフアカウントの権限を「管理者」もしくは「給与担当者」に設定してください。スタッフアカウントの権限については▶ユーザー種類による機能制限をご覧ください。
- マイナポータルAPIで送信した申請データで、状況欄が「要ダウンロード」のまま決定通知書発行から90日以上が経過している申請データにつきましては、手続送信日時から150日経過後にシステムで自動的に「終了」へ状況更新をおこないます。こちらの申請データについては、顧問先事業所ページへの公文書共有はできません。▶保管添付書類機能で公文書のデータをPDFファイル等で「顧問先事業所への共有設定」をおこない共有することは可能です。
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▶従業員ページに公文書を共有する方法