電子申請後、交付された公文書を顧問先事業所ページに共有する方法をご案内します。
従業員ページへの公文書共有機能は▶こちらをご覧ください。
目次
事業所アカウントを作成する
顧問先側で公文書の確認をするために、あらかじめ顧問先事業所ページを準備します。
作成方法は▶事業所アカウントの作成方法をご覧ください。
公文書を顧問先事業所ページへ共有する
- 電子申請一覧画面を表示し、状況が「要ダウンロード」の手続きを確認します。公文書やコメント通知(ZIPファイル形式)が届いている場合は、「公文書」欄に「あり」と表示されます。
- 「あり」をクリックすると「申請データメッセージ」フォームが表示されます。「手続名」「受付番号」「申請先機関受付番号」をクリックした電子申請詳細画面のメッセージ欄でも確認ができます。公文書やメッセージの確認方法詳細は▶こちらをご確認ください。
- 共有のチェックボックスにチェックを入れます。
- 公文書ダウンロードアイコン
をクリック、もしくは「公文書一括ダウンロード」をクリックして公文書をダウンロードします。ダウンロードが完了し、マイナポータル側で手続状況が「終了」に更新されると、公文書が顧問先事業所ページに共有されます。
💡公文書の自動共有 / 個別共有の設定
■自動共有
▶顧問先事業所アカウント管理で「電子申請公文書共有チェックボックス初期設定値」を「顧問先と共有する」とした場合は、自動で共有チェックボックスにチェックが入ります。
■個別共有
公文書を個別に顧問先ページに共有したい場合は、「初期設定値」の「顧問先と共有する」を解除して保存することで、以後交付される公文書については申請毎に手動で「共有」チェックボックスにチェックを入れて公文書を共有する運用が可能です。
手続状況「終了」の公文書を共有するには
手続状況が「終了」となっている手続きの公文書についても、顧問先事業所ページに共有できます。該当手続きの「申請データメッセージ」フォームもしくは「電子申請詳細画面」を開き、共有チェックボックスにチェックを入れて「閉じる」ボタンをクリックすると、顧問先事業所ページに公文書が共有されます。
公文書が共有されているか確認する
社労士事務所ページから確認する
公文書を共有すると、電子申請一覧画面の「公文書」欄にアイコンが表示されます。
顧問先事業所ページにログインして確認する
顧問先事業所ページにログインし、電子申請公文書確認画面を表示し確認することもできます。下記いずれかの方法で顧問先事業所ページにログイン後、▶こちらの操作方法でご確認ください。
■画面ヘッダーに表示されている事業所ログインアイコンからログインする
■顧問先事業所アカウント管理画面から顧問先事業所ページにログインする
事業所情報＞顧客管理＞顧問先管理から右上「事業所ログイン」をクリックすると、顧問先事業所ページが表示されます。
公文書の共有を解除する
該当手続きの「申請データメッセージ」フォームもしくは「電子申請詳細画面」を開き、共有チェックボックスのチェックを外し「閉じる」ボタンをクリックすると、顧問先事業所ページへの共有が解除されます。
公文書を共有する際の注意点
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顧問先事業所のスタッフアカウント権限が「一般」の方は共有された公文書を閲覧できません。顧問先側で公文書を確認する方は、スタッフアカウントの権限を「管理者」もしくは「給与担当者」に設定してください。スタッフアカウントの権限については▶ユーザー種類による機能制限をご覧ください。
- マイナポータルAPIで送信した申請データで、状況欄が「要ダウンロード」のまま決定通知書発行から90日以上が経過している申請データにつきましては、手続送信日時から150日経過後にシステムで自動的に「終了」へ状況更新をおこないます。こちらの申請データについては、顧問先事業所ページへの公文書共有はできません。▶保管添付書類機能で公文書のデータをPDFファイル等で「顧問先事業所への共有設定」をおこない共有することは可能です。
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顧問先事業所ページに公文書が共有されるタイミングについて
「共有」設定をした公文書ファイルは、状況が「要ダウンロード」⇒「終了」へ変わるタイミングで、顧問先事業所ページに共有されます。マイナポータルの混雑時(年度初めなどの繁忙期、障害時など)は、平常時と比較して処理に時間を要すため、「終了」への状況更新に時間がかかる可能性があります。マイナポータルでの処理については弊社では制御できないため、混雑時は状況更新されるのをお待ちいただくようお願いいたします。
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▶従業員ページに公文書を共有する方法
▶公文書をダウンロードしたが電子申請の状況が「要ダウンロード」から「終了」に更新されない