従業員修正連絡機能を利用し、顧問先から情報を受け取ることで従業員情報の登録内容を変更(修正)できます。
また、働き方の変更などで社会保険等の資格取得・喪失が発生した際には、従業員修正連絡機能を利用することで従業員情報に登録されている内容の変更(修正)から必要な手続きの作成までを一連の流れでおこなうことができます。ここでは従業員修正連絡機能についてご案内します。
※従業員修正連絡機能を利用するためには、あらかじめ▶顧問先事業所アカウントを作成し、顧問先事業所ページをご準備ください。
※扶養者情報の変更に関しては、▶扶養異動連絡機能をご利用ください。
⚠ 注意
①従業員修正連絡では、標準報酬月額に関する情報(社会保険の「取得時報酬月額」など)や、以下の項目は設定できません。修正連絡の対象外項目に関する内容を顧問先から連絡いただく場合は、顧問先に「連絡事項」欄へご記載いただくようお伝えください。
【修正連絡で設定できない主な項目】
- 標準報酬月額に関する項目
- 二以上勤務者に関する項目
- 国民健康保険組合被保険者に関する項目
- 従業員情報＞扶養者タブの項目
- 入社連絡＞手当控除タブの項目
- 入社連絡＞税・口座等の項目
※「連絡事項」欄の内容は従業員情報には登録されません。修正連絡を登録したのちに従業員情報画面で必要な情報を手動でご登録ください。
②従業員修正連絡から作成できる手続きは下記の4つです。雇用保険資格喪失届(離職票あり)は修正連絡からは作成できません。
【修正連絡から作成できる手続き】
- 雇用保険被保険者資格取得届
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
- 雇用保険被保険者資格喪失届(離職票なし)
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
目次
- 手順1.【顧問先事業所ページ】顧問先担当者が従業員修正連絡をおこなう
- 手順2.【社労士事務所ページ】従業員修正連絡の件数を確認する
- 手順3.【社労士事務所ページ】従業員修正連絡画面から連絡登録する
- 手順4.【社労士事務所ページ】保険資格取得・喪失に伴う電子申請データを作成する
- 手順5.【社労士事務所ページ】未送信トレイから申請データを送信する
- 従業員修正連絡の対応状況を確認する
- 社労士事務所ページから従業員修正連絡を追加する場合
- 従業員修正連絡の入力項目一覧
手順1.【顧問先事業所ページ】顧問先担当者が従業員修正連絡をおこなう
この操作は、顧問先事業所ページからおこないます。操作方法の詳細は▶従業員修正連絡機能の利用方法(顧問先)をご覧ください。
なお、社労士事務所スタッフは、顧問先事業所ページから各種連絡情報の追加登録はできません。社労士事務所側で連絡情報を追加登録し、従業員情報の変更に関する進捗管理をする場合は、▶こちらをご覧ください。
手順2.【社労士事務所ページ】従業員修正連絡の件数を確認する
- 従業員修正連絡が登録されると、FORROUホーム画面の「入退社等進捗」に件数が表示されます。(従業員修正連絡のほか入社連絡・退社連絡の件数も含みます)
- 「入退社等進捗」アイコンをクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。入退社等進捗画面では、従業員情報に関する各種連絡機能(入社連絡など)で登録されたデータの進捗状況を確認できます。
連絡日やマスタ登録日から未対応の従業員修正連絡を確認し、イベント列の「従業員修正連絡」をクリックします。入退社等進捗画面の操作方法は▶こちらをご確認ください。
- 当該事業所ページの従業員修正連絡画面が表示されます。
※従業員修正連絡画面は、従業員情報画面上部の従業員修正連絡からも遷移できます。
手順3.【社労士事務所ページ】従業員修正連絡画面から連絡登録する
- 従業員修正連絡画面では、左側リストに従業員修正連絡を受けた従業員が表示されます。すでに連絡内容を従業員情報に反映済みの場合は、背景色がグレーになっています。背景色が白の場合は従業員情報に未登録(未反映)の状態です。
- リストから従業員を選択し、タブを切り替えて修正連絡の内容をすべて確認します。
左側の現在のマスタ情報には、閲覧時点で従業員情報に登録されている内容が表示されます。右側の連絡情報には修正連絡の内容が表示されます。マスタ情報と連絡情報に差異がある項目は、項目名が緑色でハイライト表示されますので変更箇所を確認します。
顧問先事業所ページでは表示されず、社労士ページでのみ設定できる項目があります。入力項目に関しては▶こちらをご覧ください。
- 修正連絡を従業員情報に登録する場合は「連絡登録」をクリックします。
修正連絡を従業員情報に登録せずに、従業員修正連絡画面に一時的に保存しておく場合は「一時保存」をクリックします。
※必須項目が入力されていない場合は一時保存や連絡登録ができません。未入力の場合は社労士事務所ページでご入力ください。(顧問先側で情報入力がされている場合は改めて入力する必要はありません。)
手順4.【社労士事務所ページ】保険資格取得・喪失に伴う電子申請データを作成する
働き方の変更に伴い、社会保険や雇用保険資格を取得・喪失する連絡を受けた場合は、社労士ページで連絡登録後に電子申請データを作成できます。
⚠ 注意
※未送信トレイへの登録は電子申請の準備が整っていることを前提としています。電子申請準備が済んでいない場合は、▶電子申請の流れ の「2.電子証明書を登録する」および「3.事業所情報を登録する」 の手順を確認し、準備を完了してから未送信トレイ登録をします。- 「雇用保険/社会保険を取得する」「雇用保険/社会保険を喪失する」にチェックがあり、取得(喪失)日が設定されていた場合は、従業員修正連絡を連絡登録した際に「電子申請未送信トレイ登録：従業員修正」フォームが表示されます。
従業員情報に登録した内容に基づき、申請データを自動的に作成し、未送信トレイに登録できます。作成しない手続きはチェックを外します。
- 処理結果が表示され、未送信トレイへの登録件数が表示されます。未送信トレイから申請データを編集・送信する場合は「未送信トレイを開く」をクリックします。
💡ポイント
連絡登録後に申請データを作成することもできます。
【事例】
- 「電子申請未送信トレイ登録：従業員修正」フォームを「キャンセル」で閉じて申請データを作成しなかった場合
- 電子申請に必要な設定が不足しており未送信トレイへの登録ができなかった場合
- 「雇用保険/社会保険を取得する」「雇用保険/社会保険を喪失する」のチェックを入れ忘れてしまった場合
など……
修正連絡の連絡登録後は、従業員修正連絡画面右上に「未送信トレイ登録」ボタンが表示されます。
「未送信トレイ登録」をクリックすると「電子申請未送信トレイ登録：従業員修正」フォームが表示されます。申請データを作成する場合は、作成する手続きにチェックを入れ、「未送信トレイ」をクリックします。
すでに、該当の修正連絡に対して申請データを作成している場合は、「電子申請未送信トレイ登録：従業員修正」フォーム上部に「※すでに手続作成が行われています。」と表示されます。
未送信トレイに登録ができない場合
「正しくない項目があるため処理が行えません。」「※未送信トレイへの登録ができませんでした。」などのメッセージが表示される場合は、未送信トレイ登録時に必要な電子申請必須項目が設定されていない状態です。
以下の必須項目が設定されているかご確認ください。
未送信トレイ登録時の必須項目一覧
| 確認画面 | 必須項目 |
|---|---|
| 電子証明書画面 | ・申請者氏名 ・申請者連絡先電話番号 ・申請者連絡先メールアドレス ・申請者住所 |
| 事業所情報 ＞基本情報タブ (社会保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス |
| 事業所情報 ＞社会保険タブ (社会保険手続き) |
・厚生年金事業所整理記号 ・事業所番号(告知番号) ・管轄年金事務所 提出先 |
| 事業所情報 ＞労働保険タブ (雇用保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス ・雇用保険事業所番号 ・管轄公共職業安定所 提出先 |
| 事業所情報 ＞電子申請タブ |
・電子申請で利用する証明書 ・事業主区分 (法人・個人事業主で入力必須項目が異なります) |
手順5.【社労士事務所ページ】未送信トレイから申請データを送信する
手順4で申請データを作成し、未送信トレイに登録した後は、未送信トレイ画面から操作します。
-
▶未送信トレイを表示し、登録されている手続きを確認します。送信する「手続名」をクリックすると電子申請手続き入力フォーム画面が表示されます。
- 各タブごとに入力内容を確認し、必要に応じて編集後「送信」をクリックします。
未入力の必須項目やエラーがある場合は、「送信」をクリックしても画面が切り替わらず、エラー箇所に赤い吹き出しもしくは赤枠が表示されます。
未送信トレイに一時保存する場合でも電子申請時の必須項目を仮登録し、エラーを解消する必要があります。仮情報で構いませんので、各タブの必須項目を埋め、エラーがない状態に整えてください。
- 送信確認フォームの「送信」をクリックすると申請データが送信されます。すぐに送信せず、申請データを一時保存する場合は「未送信トレイ保存」をクリックします。
なお、従業員修正連絡から登録した手続きは、未送信トレイから一括送信する際に使用するチェックボックスを利用できません。一度上記手順で電子申請手続き入力フォーム画面を表示し、内容に不備がないか確認後、再度未送信トレイに保存することでチェックボックスが有効になります。
未送信トレイにつきましては▶未送信トレイの使い方にてご案内しています。
送信した電子申請につきましては「電子申請一覧」にて確認することができます。▶電子申請一覧画面の表示項目・状況一覧
従業員修正連絡の対応状況を確認する
従業員修正連絡の対応状況は「入退社等進捗画面」から確認できます。
FORROUホーム画面(もしくはサイドメニュー)の入退社等進捗をクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。入退社等進捗画面の操作方法については▶こちらをご覧ください。
※従業員情報に未登録の連絡情報がある場合は、FORROUホーム画面の「入退社等進捗」に表示される件数により確認できます。(従業員修正連絡のほか入社連絡・退社連絡の件数も含みます)
社労士事務所ページから従業員修正連絡を追加する場合
従業員修正連絡は、顧問先事業所ページからの情報入力を前提としていますが、FORROU以外の媒体を経由して得た情報を、社労士事務所ページから追加することもできます。
社労士事務所ページから従業員修正連絡を追加した場合でも、顧問先事業所ページからの従業員修正連絡と同様に、手続きの申請データを自動的に作成し、その後の進捗管理までおこなうことができます。
- 従業員＞従業員修正連絡をクリックします。
- 従業員修正連絡画面の対象従業員プルダウンで従業員を選択し、「＋追加」をクリックします。 退社年月日が登録されている従業員は表示されません。
- 従業員修正連絡画面に追加した従業員情報が表示されるので修正内容を入力し、連絡登録します。入力項目の詳細は▶こちらをご覧ください。
※連絡登録実施後は入力情報の編集ができません。入力内容を確認してから、連絡登録してください。
連絡登録後、従業員修正連絡に付随する得喪関係の電子申請をおこなう場合は▶手順4.【社労士事務所ページ】保険資格取得・喪失に伴う電子申請データを作成するをご覧ください。
従業員修正連絡の入力項目一覧
従業員修正連絡機能で入力できる項目は以下の通りです。社労士事務所ページのみで入力でき、顧問先事業所ページでは入力できない項目もありますのでご注意ください。
各項目カテゴリ右の「∧」をクリックすると項目名は非表示となり、「∨」をクリックすると表示されます。
基本情報
| 項目カテゴリ | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 従業員情報 | 姓／名 | 姓名を入力します。 |
| 姓カナ／名カナ | 姓名のヨミガナを入力します。 | |
| ビジネスネーム利用 | ビジネスネームを利用する場合にチェックを入れます。 給与明細等の社内利用する各種帳票に表示されます。行政等への提出が伴う帳票には姓名を表示します。 |
|
| ビジネスネーム姓／名 | ビジネスネームを利用する際に入力します。 | |
| ビジネスネーム姓カナ／名カナ | ビジネスネームを利用する際に入力します。 | |
| 従業員No. | 従業員の社員番号を入力します。 従業員Noは半角英数字、半角カナ含む10桁まで設定でき、文字列として管理されます。 ※▶従業員No設定の注意点をご確認ください。 |
|
| 給与支給形態 | プルダウンから選択します。 | |
| 雇用形態 | プルダウンから選択します。 | |
| 給与Gr. |
※社労士事務所ページでのみ設定できる項目です。 複数の給与規定グループを運用している場合は、該当グループを選択します。 |
|
| 性別 | プルダウンから選択します。 | |
| マイナンバー |
マイナンバーを入力します。マイナンバーが入力済みの場合は●●●と表示されます。右の表示アイコン マイナンバー入力に関しては※マイナンバー入力時の注意点をご確認ください。 |
|
| 生年月日 | カレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 | |
| 入社年月日 | 入社年月日を入力します。 | |
| 週所定労働時間 | 週所定労働時間を入力します。 | |
| 業務情報 | 役職 | 役職名を入力します。 |
| 所属部署 | プルダウンから選択します。 | |
| 住所 | 郵便番号 | 郵便番号を半角数字ハイフンなしで入力します。 入力後「住所検索」をクリックすると「都道府県」「市・区・郡名」「町村名」を自動で反映します。 |
| 都道府県 | 都道府県を選択します。 | |
| 市・区・郡名 | 市区郡名を入力します。 | |
| 町村名・番地 |
全角文字で町村名、番地を入力します。 【全角ハイフンの入力方法】 |
|
| ビル・マンション名等 | ビル・マンション名を入力します。 | |
| 市・区・郡名ヨミガナ | 市区郡名をカタカナで入力します。 | |
| 町村名・番地ヨミガナ |
町村名・番地をカタカナで入力します。 【全角ハイフンの入力方法】 |
|
| ビル・マンション名等ヨミガナ | ビル・マンション名のヨミガナを入力します。 | |
| 電話番号 | 電話番号を半角数字で入力します。 | |
| 前住所 | 住所変更があった際に旧住所を残しておく場合に入力します。 「現在のマスタの住所を前住所に反映する」をクリックすると、左側の現在のマスタ情報に表示されている住所を前住所に反映できます。 |
|
| 変更日 | 住所を変更した日付を入力します。 |
※マイナンバー入力時の注意点
マイナンバー入力後、連絡登録をクリックした際に「正しいマイナンバーを入力してください」と表示が出る場合は、入力したマイナンバー自体に誤りがある可能性があります。
マイナンバーは誤った番号を登録し申請に使用する事態が起こらないよう、マイナンバーの末尾1桁を以て入力ミスを確認できる構成になっています。
その仕組みを利用し、存在することがないマイナンバーが入力された場合にはソフト側で自動判別し、「正しいマイナンバーを入力してください」とメッセージを表示します。
労保社保
| 項目カテゴリ | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 保険取得喪失確認 | 保険取得 |
新たに保険資格を取得する場合は、取得手続きをおこなうものにチェックを入れます。
※既に保険資格を有している(資格取得日が登録されている)場合は、項目がグレーで表示され、チェックを入れることはできません。 |
| 保険取得の理由 |
各種保険資格取得に至った理由など、顧問先から社労士事務所宛に伝えたい内容を入力する項目です。(最大50文字) ※入力した内容は従業員情報に取り込むことはできません。 |
|
| 保険喪失 |
在籍中に保険資格を喪失する場合は、喪失手続きをおこなうものにチェックを入れます。
※既に保険資格を喪失している(資格喪失日が登録されている)場合は、項目がグレーで表示され、チェックを入れることはできません。 |
|
| 保険喪失の理由 |
各種保険資格喪失に至った理由など、顧問先から社労士事務所宛に伝えたい内容を入力する項目です。(最大50文字) ※入力した内容は従業員情報に取り込むことはできません。 |
|
| 労働保険 | 雇用保険 資格取得年月日 | 雇用保険の資格取得年月日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 取得日が不明な場合は「未確認」にチェックを入れます。 |
| 取得時賃金月額 | 資格取得時の賃金月額を半角数字で入力します。 | |
| 雇用保険番号 | 雇用保険の被保険者番号11桁をハイフンなしで入力します。 | |
| 雇用保険 資格喪失年月日 | 雇用保険の資格喪失年月日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 | |
| 離職理由 |
※社労士事務所ページでのみ設定できる項目です。 離職理由をプルダウンから選択します。 |
|
| その他 |
※社労士事務所ページでのみ設定できる項目です。 離職理由「その他」を選択した場合は、離職理由を 30字以内で入力します。
|
|
| 前職事業所 | 前職の事業所に関する内容を入力します。 例)事業所名、入社年月、退社年月など |
|
| 雇用期間の定めあり | 雇用期間の定めがある場合はチェックを入れ、「雇用期間自」「雇用期間至」欄に雇用契約期間を入力します。 | |
| 労災保険/雇用保険区分設定 | 適用設定名・労災保険区分・雇用保険区分 |
※社労士事務所ページでのみ設定できる項目です。 「設定する」をクリックし、従業員 労災保険/雇用保険区分設定フォームで適用する情報を設定します。 |
| 社会保険 | 社会保険資格取得年月日 | 社会保険の資格取得年月日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 取得日が不明な場合は「未確認」にチェックを入れます。 |
| 社会保険資格喪失年月日 | 社会保険の資格喪失年月日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 | |
| 基礎年金番号 | 基礎年金番号10桁をハイフンなしで入力します。 | |
| 被保険者種別 | 社会保険の種別をプルダウンから選択します。一般的に男性は「男子」､女性は「女子」を選択します。基金の事業所の場合には男性は「基金の男子」､女性は「基金の女子」を選択します。 | |
| 厚生年金基金番号 | 厚生年金基金に加入している場合は、厚生年金基金番号を入力します。 | |
| 健康保険被保険者整理番号 | 健康保険被保険者整理番号を入力します。 | |
| マイナ保険証登録状況 | マイナ保険証を申し込んでおらず、資格確認書が必要な場合は「利用申し込みをしていない」にチェックを入れます。 | |
| 健康保険組合番号 | 健康保険組合番号を入力します。 | |
| 外国人・在留資格 | ローマ字氏名 | ローマ字氏名を半角英字で入力します。 |
| 在留カード番号 | 在留カード番号を半角英数字12桁で入力します。 | |
| 国籍 | 国籍をプルダウンから選択します。 | |
| 在留資格 | 在留資格をプルダウンから選択します。 | |
| 在留期限 | 在留期限を入力します。カレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 | |
| 資格活動許可の有無 | 資格活動許可の有無をプルダウンから選択します。 | |
| 派遣・請負就労区分 | 派遣・請負就労区分をプルダウンから選択します。 |
※「従業員修正連絡」では、社会保険の「取得時報酬月額」を入力することができません。
社会保険の取得時報酬月額など、修正連絡機能で用意されていない項目に関する内容を顧問先から連絡いただく場合は、共通情報タブの「連絡事項」欄をご利用ください。連絡事項の入力内容は従業員情報には反映しないため、連絡いただいた内容を基に従業員情報＞社保労保タブ＞標準報酬月額などに必要な情報をご登録ください。
共通情報
| 項目カテゴリ | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 共通情報 | 連絡日 | 顧問先が従業員修正連絡を送信(連絡登録)した日が設定されます。変更する場合は、カレンダーアイコンもしくはプルダウンから日付を選択します。 |
| 連絡事項 | 顧問先から社労士事務所宛に伝えたい内容を入力する項目です。 改行なしの場合、最大200文字まで入力可能です。連絡事項欄の内容は従業員情報に取り込むことはできません。 |
|
| 添付ファイル |
顧問先が添付したファイルが表示されます。(最大5つまで) 添付ファイルは連絡登録すると従業員情報＞保管添付書類にアップロードされるため、不要なデータが添付されていた場合は削除します。 社労士にて保管添付書類にアップロードするファイルを登録する場合は、添付ファイル枠内にファイルをドロップ、もしくは読込アイコンをクリックして対象ファイルを選択します。 |