FORROUでは、顧問先が登録した従業員情報をもとに入社時に必要な手続きの作成までを一連の流れでおこなうことができる入社連絡機能を備えています。ここでは入社連絡機能についてご案内します。
※入社連絡機能を利用するためには、あらかじめ▶顧問先事業所アカウントを作成し、顧問先事業所ページをご準備ください。
目次
・入社連絡機能の利用手順
・入社連絡の状況確認方法
・社労士事務所ページから入社連絡情報を追加する場合
・未送信トレイ登録時の必須項目
入社連絡機能の利用手順
入社連絡機能の利用の流れは以下のとおりです。
※手順1は顧問先が、手順2以降は社労士事務所が操作します。
手順1．顧問先事業所ページから顧問先担当者が入社する従業員情報を入力する
手順2．社労士事務所ページで入社連絡を確認する
手順3．入社連絡画面から従業員情報を登録する
手順4．入社連絡画面から入社時に必要な手続きを作成し、未送信トレイに保存する
手順5．未送信トレイから、申請手続きを送信する
手順1．顧問先事業所ページから顧問先担当者が入社する従業員情報を入力する
この操作は基本としては顧問先事業所ページからおこないます。操作方法の詳細は▶【顧問先】入社連絡機能の利用方法をご覧ください。
※社労士事務所ページからも入社連絡画面にて従業員情報の追加をし、入社手続きの進捗確認をおこなえます。詳細は社労士事務所ページから入社連絡情報を追加する場合をご覧ください。
手順2．社労士事務所ページで入社連絡を確認する
入社連絡機能により連絡登録がおこなわれると、入退社進捗画面および入社連絡画面に情報が表示されます。
入社連絡情報が登録された場合は、FORROUホーム画面の「入退社進捗 」に件数が表示されます。(入社連絡のほか退社連絡の件数も含みます。)
「入退社進捗」アイコンをクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。連絡日やマスタ登録日から未対応の入社連絡情報を確認し、イベント列の「入社連絡」をクリックします。
当該事業所ページの入社連絡画面が表示されます。
※入社連絡画面は、従業員情報画面上部のアイコンからも遷移できます。
手順3．入社連絡画面から従業員情報を登録する
入社連絡画面で連絡を受けた従業員情報を確認します。
左側リストに入社連絡機能により追加された従業員が表示されます。既に従業員情報へ登録済みの場合は、背景色がグレーになっています。背景色が白の場合は従業員情報に未登録の状態です。
各タブの入力内容を確認し、以下の項目を設定します。
以下の設定必須項目が設定されていない場合は従業員情報への登録ができません。未入力の場合は設定してください。(顧問先側で情報入力がされている場合は改めて設定する必要はありません。)
※雇用保険加入者の場合、労保社保タブの「労災保険/雇用保険区分設定」は社労士事務所ページにて適用する労働保険番号の設定が必要です。(設定箇所は▶労働保険情報の入力をご覧ください。)
＜設定必須項目＞
| タブ名 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 性別 | 性別をプルダウンから選択します。 |
| 生年月日 | カレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 | |
| 従業員No. | 従業員No.を入力します。 □連絡登録時に採番する チェックを入れると自動採番設定を利用して自動採番で従業員Noを設定できます。 ※自動採番の場合、登録済の番号最大値＋1で採番します。 自動採番設定をクリックして、採番設定を確認、変更できます。 〇数値で自動採番 1から順に自動採番します。 〇数値を前ゼロ6桁で自動採番 1から順番に自動採番します。数値の前に0を入れ6桁の従業員Noになるよう採番します。(例:000001、000011) 〇自動採番しない 従業員No欄に手動で入力する場合に選択します。 (自動採番しない設定の場合は従業員Noを手入力してください。) |
|
| 社会保険 | 【雇用保険に加入の場合】 取得時賃金月額 |
取得時賃金月額を半角数字で入力します。 |
| 【雇用保険に加入の場合】 労災保険/雇用保険区分設定 |
「設定する」をクリックし、適用する労働保険番号を適用設定名のプルダウンから選択します。 | |
| 【社会保険に加入の場合】 被保険者種別 |
該当する種別をプルダウンから選択します。 | |
| 【社会保険に加入の場合】 取得時報酬月額 |
取得時報酬月額を半角数字で入力します。 | |
| 扶養者 (追加された扶養者がいる場合) リスト右側の操作…をクリックし編集アイコンから編集画面に進みます。 |
続柄 | 続柄をプルダウンから選択します。 |
| 性別 | 性別をプルダウンから選択します。 | |
| 生年月日 | カレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。 |
上記設定を確認し、従業員情報に登録する場合は「連絡登録」をクリックします。
※一部の項目のみ入力し、従業員登録せずに保存しておく場合は「一時保存」をクリックします。入力内容が保存されます。
手順4.入社連絡画面から入社時に必要な手続きを作成し、未送信トレイに登録する
手順3で「連絡登録」ボタンより入社連絡を従業員情報に登録すると、続いて「電子申請未送信トレイ登録：入社」フォームが表示されます。登録されている情報に基づき、以下の入社時に必要な手続きの申請データを自動的に作成し、未送信トレイに登録できます。
※未送信トレイへの登録は電子申請の準備が整っていることを前提としています。電子申請準備が済んでいない場合は、▶電子申請の流れ の2.電子申請利用準備(電子証明書の準備・登録)及び3.事業所情報を登録する の手順をご確認のうえ、準備を完了してから未送信トレイ登録をおこなってください。
- 雇用保険被保険者資格取得届・・・雇用保険加入者の場合
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届・・・社会保険加入者の場合
- 健康保険被扶養者(異動)届・・・社会保険加入者で扶養者の登録がある場合
- 国民年金第3号被保険者関係届・・・社会保険加入者で扶養者に配偶者の登録がある場合
条件に該当する場合、自動で手続きにチェックが入ります。作成しない手続きはチェックを外します。
条件に該当しない場合は手続きの選択ができません。
「未送信トレイ」をクリックすると、選択した手続きを作成して未送信トレイに登録します。
処理結果が表示され、未送信トレイへの登録件数が表示されます。
未送信トレイに登録ができなかった場合
「※未送信トレイへの登録ができませんでした。」「正しくない項目があるため処理が行えません。」などのメッセージは、未送信トレイ登録時に必要な電子申請必須項目が設定されていないことにより、登録対応ができない時に表示されます。
詳細は未送信トレイ登録時の必須項目をご覧ください。
※「キャンセル」で閉じた後や未送信トレイへの登録対応ができなかった場合でも、改めて未送信トレイに登録もできます。連絡登録完了後は、入社連絡画面右上に「未送信トレイ登録」ボタンが表示されます。
「未送信トレイ登録」をクリックすると「電子申請未送信トレイ登録：入社」フォームが表示されます。未送信トレイへの登録が済んでいる場合は「※すでに手続作成が行われています。」と表示されます。
手順5．未送信トレイから、申請手続きを送信する
手順4で手続きを作成して未送信トレイに登録した後は、未送信トレイ画面から操作をおこないます。
▶未送信トレイを表示し、登録されている手続きを確認します。送信する「手続名」をクリックすると電子申請手続き入力フォーム画面が表示されます。各タブごとに入力内容を確認し、必要に応じて編集をします。「送信」をクリックし送信します。
※入社連絡から登録した手続きは、リストのチェックボックスにチェックを入れることができません。一度上記手順で電子申請手続き入力フォーム画面を表示し、内容に不備がないか確認後、再度未送信トレイに保存することでチェックボックスが有効になります。
入社連絡の状況確認方法
入社連絡の対応状況は「入退社等進捗画面」から確認できます。
＜入退社等進捗画面の表示方法＞
FORROUホーム画面(もしくはホーム画面サイドメニュー)の入退社進捗 をクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。
入退社等進捗画面の見方については▶こちらをご覧ください。
※従業員情報に未登録の連絡情報がある場合は、FORROUホーム画面の「入退社進捗」に表示される件数により確認できます。(入社連絡のほか退社連絡の件数も含みます。)
社労士事務所ページから入社連絡情報を追加する場合
入社連絡情報は、基本的には顧問先事業所ページからの情報入力を前提としていますが、FORROU以外の媒体を経由して得た情報を、社労士事務所ページから追加することもできます。
入社連絡情報に追加することで、顧問先事業所ページからの入社連絡と同様に、従業員情報の登録と同時に入社時に必要な手続きの申請データを自動的に作成し、その後の進捗管理までおこなうことができます。
社労士事務所ページから入社連絡情報を追加する場合は、以下の2つの方法があります。
・検索窓から事業所を検索し、 アイコンをクリックする
・従業員情報画面のアイコンをクリックし、入社連絡画面から「追加」する
検索窓から事業所を検索し、
アイコンをクリックする
FORROUホーム画面もしくは、ヘッダーメニューにある検索窓で入社連絡情報を追加する事業所を検索します。
検索リストに表示された当該事業所の右にある「 アイコン」をクリックすると「入社連絡に追加」フォームが表示されます。
必須項目となる入社年月日、姓名、姓名カナをそれぞれ入力し「追加」をクリックして閉じます。入社連絡画面に追加した従業員情報が表示されます。
従業員情報画面のアイコンをクリックし、入社連絡画面から「追加」する
従業員情報画面からアイコンをクリックし、入社連絡画面を表示します。
「追加」をクリックすると「入社連絡に追加」フォームが表示されます。
必須項目となる入社年月日、姓名、姓名カナをそれぞれ入力し「追加」をクリックして閉じます。入社連絡画面に追加した従業員情報が表示されます。
入社連絡画面に従業員情報を追加した後は、さらに情報を入力していきます。従業員情報の入力方法や入力項目についての詳細は▶こちらをご覧ください。
未送信トレイ登録時の必須項目
未送信トレイに手続きを登録するには、電子申請で利用する必須項目の設定が必要です。
未送信トレイ登録時に「※未送信トレイへの登録ができませんでした。」「正しくない項目があるため処理が行えません。」などのメッセージが表示された場合は、以下の必須項目が設定されているかご確認ください。
必須項目一覧
| 確認画面 | 必須項目 |
|---|---|
| 電子証明書画面 | ・申請者氏名 ・申請者連絡先電話番号 ・申請者連絡先メールアドレス ・申請者住所 |
| 事業所情報 ＞基本情報タブ (社会保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス |
| 事業所情報 ＞社会保険タブ (社会保険手続き) |
・厚生年金事業所整理記号 ・事業所番号(告知番号) ・管轄年金事務所 提出先 |
| 事業所情報 ＞労働保険タブ (雇用保険手続き) |
・郵便番号 ・所在地 ・電話番号 ・代表者姓名 ・代表者姓名カナ ・代表者郵便番号 ・代表者住所 ・代表者電話番号 ・代表者メールアドレス ・雇用保険事業所番号 ・管轄公共職業安定所 提出先 |
| 事業所情報＞ 電子申請タブ |
・電子申請で利用する証明書を選択 |