扶養異動連絡機能の利用方法

扶養異動連絡では、顧問先から扶養者情報の変更や追加に関する情報を収集し、従業員情報への登録ができます。

また、扶養異動連絡によって従業員情報に登録した内容を利用し、被扶養者異動届などの必要な手続きの作成までを一連の流れでおこなうことができます。ここでは扶養異動連絡機能についてご案内します。

※扶養異動連絡機能を利用するためには、あらかじめ▶顧問先事業所アカウントを作成し、顧問先事業所ページをご準備ください。
※扶養者情報以外の従業員情報を変更する場合は、▶従業員修正連絡機能をご利用ください。

目次

• 手順1.【顧問先事業所ページ】顧問先担当者が扶養異動連絡をおこなう
• 手順2.【社労士事務所ページ】扶養異動連絡の件数を確認する
• 手順3.【社労士事務所ページ】扶養異動連絡画面から連絡登録する
• 手順4.【社労士事務所ページ】扶養異動に伴う電子申請データを作成する
  • 未送信トレイに登録ができない場合
• 手順5.【社労士事務所ページ】未送信トレイから申請データを送信する
• 扶養異動連絡の対応状況を確認する
• 社労士事務所ページから扶養異動連絡を追加する場合
• 扶養異動連絡の入力項目一覧

手順1.【顧問先事業所ページ】顧問先担当者が扶養異動連絡をおこなう

この操作は、顧問先事業所ページからおこないます。操作方法の詳細は▶扶養異動連絡機能の利用方法(顧問先)をご覧ください。

なお、社労士事務所スタッフは、顧問先事業所ページから各種連絡情報の追加登録はできません。社労士事務所側で連絡情報を追加登録し、扶養者情報の変更に関する進捗管理をする場合は、▶こちらをご覧ください。

手順2.【社労士事務所ページ】扶養異動連絡の件数を確認する

1. 扶養異動連絡が登録されると、FORROUホーム画面の「入退社等進捗」に件数が表示されます。(扶養異動連絡のほか入社連絡・退社連絡などの件数も含みます)
   
    
2. 「入退社等進捗」アイコンをクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。入退社等進捗画面では、従業員情報に関する各種連絡機能(入社連絡など)で登録されたデータの進捗状況を確認できます。
   未対応(マスタ登録日が空欄)の扶養異動連絡を確認し、イベント列の「扶養異動連絡」をクリックします。入退社等進捗画面の操作方法は▶こちらをご確認ください。
   
    
3. 当該事業所ページの扶養異動連絡画面が表示されます。
   
   
   ※扶養異動連絡画面は、従業員情報画面上部の扶養異動連絡からも遷移できます。
   

手順3.【社労士事務所ページ】扶養異動連絡画面から連絡登録する

1. 扶養異動連絡画面では、左側リストに扶養異動連絡を受けた従業員が表示されます。すでに連絡内容を従業員情報に反映済みの場合は、背景色がグレーになっています。背景色が白の場合は従業員情報に未登録(未反映)の状態です。
   
    
2. リストから従業員を選択し、タブを切り替えて修正連絡の内容をすべて確認します。
   扶養情報を確認する際には、扶養者リスト右端の操作欄「・・・」をクリックし、「編集」を選択することで、編集フォームが表示されて内容の確認及び修正ができます。
   
   
   
   表示される編集フォームは「連絡の種別」に応じて異なります。
   既存の扶養者情報を変更する「社保認定・社保抹消・変更」の場合は、編集フォーム左側に現在のマスタ情報、右側に今回の連絡情報が表示されます。現在のマスタ情報には、閲覧時点で従業員情報に登録されている内容が表示されます。連絡情報には扶養異動連絡の内容が表示されます。マスタ情報と連絡情報に差異がある項目は、項目名が緑色でハイライト表示されますので変更箇所を確認します。
   
    
3. 扶養異動連絡を従業員情報に登録する場合は「連絡登録」をクリックします。
   従業員情報に登録せずに、扶養異動連絡画面に一時的に保存しておく場合は「一時保存」をクリックします。
   
   
   ※必須項目が入力されていない場合は一時保存や連絡登録ができません。未入力の場合は社労士事務所ページでご入力ください。(顧問先側で情報入力がされている場合は改めて入力する必要はありません。)

手順4.【社労士事務所ページ】扶養異動に伴う電子申請データを作成する

扶養者情報の変更に伴い、被扶養者異動届や第3号被保険者関係届を申請する場合は、社労士ページで連絡登録後に電子申請データを作成できます。

1. 連絡の種別が「新規」で社保認定日が入力されている場合や、連絡の種別が「社保認定」「社保抹消」の場合は、扶養異動連絡を連絡登録した際に「電子申請未送信トレイ登録：扶養異動」フォームが表示されます。
   従業員情報に登録した内容に基づき、申請データを自動的に作成し、未送信トレイに登録できます。作成しない手続きはチェックを外します。
   
    
2. 処理結果が表示され、未送信トレイへの登録件数が表示されます。未送信トレイから申請データを編集・送信する場合は「未送信トレイを開く」をクリックします。
   
    

未送信トレイに登録ができない場合

「正しくない項目があるため処理が行えません。」「※未送信トレイへの登録ができませんでした。」などのメッセージが表示される場合は、未送信トレイ登録時に必要な電子申請必須項目が設定されていない状態です。

以下の必須項目が設定されているかご確認ください。

未送信トレイ登録時の必須項目一覧

手順5.【社労士事務所ページ】未送信トレイから申請データを送信する

手順4で申請データを作成し、未送信トレイに登録した後は、未送信トレイ画面から操作します。

1. ▶未送信トレイを表示し、登録されている手続きを確認します。送信する「手続名」をクリックすると電子申請手続き入力フォーム画面が表示されます。
   
    
2. 各タブごとに入力内容を確認し、必要に応じて編集後「送信」をクリックします。
   
   
   未入力の必須項目やエラーがある場合は、「送信」をクリックしても画面が切り替わらず、エラー箇所に赤い吹き出しが表示されます。
   未送信トレイに一時保存する場合でも電子申請時の必須項目を仮登録し、エラーを解消する必要があります。仮情報で構いませんので、各タブの必須項目を埋め、エラーがない状態に整えてください。
   
    
3. 送信確認フォームの「送信」をクリックすると申請データが送信されます。すぐに送信せず、申請データを一時保存する場合は「未送信トレイ保存」をクリックします。
   
    

扶養異動連絡から登録した手続きは、未送信トレイから一括送信する際に使用するチェックボックスを利用できません。一度上記手順で電子申請手続き入力フォーム画面を表示し、内容に不備がないか確認後、再度未送信トレイに保存することでチェックボックスが有効になります。

未送信トレイにつきましては▶未送信トレイの使い方にてご案内しています。

送信した電子申請につきましては「電子申請一覧」にて確認することができます。▶電子申請一覧画面の表示項目・状況一覧

扶養異動連絡の対応状況を確認する

扶養異動連絡の対応状況は「入退社等進捗画面」から確認できます。

FORROUホーム画面(もしくはサイドメニュー)の入退社等進捗をクリックすると「入退社等進捗画面」が表示されます。入退社等進捗画面の操作方法については▶こちらをご覧ください。

※従業員情報に未登録の連絡情報がある場合は、FORROUホーム画面の「入退社等進捗」に表示される件数により確認できます。(扶養異動連絡のほか入社連絡・退社連絡などの件数も含みます)

社労士事務所ページから扶養異動連絡を追加する場合

扶養異動連絡は、顧問先事業所ページからの情報入力を前提としていますが、FORROU以外の媒体を経由して得た情報を、社労士事務所ページから追加することもできます。

社労士事務所ページから扶養異動連絡を追加した場合でも、顧問先事業所ページからの扶養異動連絡と同様に、手続きの申請データを自動的に作成し、その後の進捗管理までおこなうことができます。

1. 従業員＞扶養異動連絡をクリックします。
   
    
2. 扶養異動連絡画面の「＋追加」をクリックし、対象従業員と連絡の種別を選択して追加します。
   
   
   対象従業員選択は▼をクリックし、全在職者から選択する方法以外に、対象従業員欄に氏名を入力して従業員を絞り込んだ状態で選択する方法があります。退社年月日が登録されている従業員は表示されません。
   
    
3. 扶養異動連絡画面に追加した従業員の情報が表示されます。「追加する」をクリックすると、連絡の種別に応じた入力フォームが表示されます。表示された入力項目に従って情報を入力し、「追加」をクリックします。入力項目の詳細は▶こちらをご覧ください。
   
   
   
   ※他の家族の情報も登録(変更)する場合は、「追加する」をクリックして複数名分同時に連絡することもできます。
    
4. すべてのタブの内容の入力が完了したら右上の「連絡登録」をクリックします。
   ※連絡登録実施後は入力情報の編集ができません。入力内容を確認してから、連絡登録してください。
   
    

連絡登録後、扶養異動連絡に付随する得喪関係の電子申請をおこなう場合は▶手順4.【社労士事務所ページ】扶養異動に伴う電子申請データを作成するをご覧ください。

扶養異動連絡の入力項目一覧

扶養異動連絡機能で情報を入力できる項目は以下の通りです。「連絡の種別」に応じて表示される項目は変動します。

扶養情報タブ

項目名	説明
対象の家族	連絡の種別が「新規」以外の場合は、扶養異動連絡をおこなう家族を選択します。
姓／名	扶養者の姓名を入力します。
姓カナ／名カナ	扶養者の姓名のヨミガナを入力します。
配偶者	配偶者の場合はチェックを入れます。
続柄	プルダウンから続柄を選択します。
配偶者基礎年金番号	配偶者の場合は、配偶者の基礎年金番号10桁をハイフンなしで入力します。
配偶者外国人ローマ字氏名（3号）	必要に応じてローマ字氏名を半角英字で入力します。
所得税扶養区分対象者	税法上の扶養の対象となる場合はチェックを入れます。
同居	年末調整時の控除対象扶養親族の区分設定で利用します。「同居老親等」に該当する場合のみチェックを入れます。
非居住者	年末調整時の控除対象扶養親族の区分設定で利用します。「非居住者」に該当する場合のみチェックを入れます。
性別	プルダウンから扶養者の性別を選択します。
生年月日	扶養者の生年月日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。
年齢	生年月日を入力すると自動で表示されます。
マイナンバー	マイナンバーを入力します。マイナンバーが入力済みの場合は●●●と表示されます。右の表示アイコンをクリックするとマイナンバーを確認できます。 マイナンバー入力に関しては※マイナンバー入力時の注意点をご確認ください。
認定日	扶養認定日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。
被扶養者となった理由	被扶養者となった理由をプルダウンから選択します。被扶養者異動届を作成する際に利用します。
その他の理由	被扶養者となった理由で「その他」を選択した場合に入力します。被扶養者異動届を作成する際に利用します。
抹消日	扶養抹消日をカレンダーアイコンもしくはプルダウンから選択します。直接入力はできません。
被扶養者でなくなった理由	被扶養者でなくなった理由をプルダウンから選択します。被扶養者異動届を作成する際に利用します。
その他の理由	被扶養者でなくなった理由で「その他」を選択した場合に入力します。被扶養者異動届を作成する際に利用します。
職業	該当する職業をプルダウンから選択します。被扶養者異動届を作成する際に利用します。
収入(年収)	扶養者の年収を半角数字で入力します。
職・学校名等	扶養者の職業や学校名などを入力します。
マイナ保険証登録状況	マイナ保険証を申し込んでおらず、資格確認書が必要な場合は「利用申し込みをしていない」にチェックを入れます。

※マイナンバー入力時の注意点

マイナンバー入力後、連絡登録をクリックした際に「正しいマイナンバーを入力してください」と表示が出る場合は、入力したマイナンバー自体に誤りがある可能性があります。

マイナンバーは誤った番号を登録し申請に使用する事態が起こらないよう、マイナンバーの末尾1桁を以て入力ミスを確認できる構成になっています。
その仕組みを利用し、存在することがないマイナンバーが入力された場合にはソフト側で自動判別し、「正しいマイナンバーを入力してください」とメッセージを表示します。
 

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